{"id":15721,"date":"2024-06-25T09:30:49","date_gmt":"2024-06-25T07:30:49","guid":{"rendered":"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/conf_docform\/"},"modified":"2024-11-29T09:30:21","modified_gmt":"2024-11-29T08:30:21","slug":"conf_docform","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/conf_docform\/","title":{"rendered":"Configurazione gestione documenti"},"content":{"rendered":"<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">La scheda <strong>Configurazione gestione documenti<\/strong> consente di definire le <em>categorie documentali<\/em> nelle quali vengono creati, importati e registrati i documenti.<\/p>\n<p align=\"justify\"><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_NuovaCategoria_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37359\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_NuovaCategoria_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documenti\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_NuovaCategoria_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_NuovaCategoria_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">La scheda <em>Configurazione gestione documenti<\/em> si suddivide in varie aree:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><strong>Elenco delle categorie<\/strong>, riporta la lista delle categorie documentali e i comandi per sua gestione;<\/li>\n<li><strong>Parametri e tipologie della categoria<\/strong>, definisce il tipo di categoria e la dipendenza dalle altre;<\/li>\n<li><strong>Specifiche dei documenti<\/strong>, consente di determinare le caratteristiche dei documenti della categoria;<\/li>\n<li><strong>Personalizzazione dei campi<\/strong>, permette di definire i campi in base alle necessit\u00e0 della categoria;<\/li>\n<li><strong>Funzionalit\u00e0 di gestione<\/strong>, permettono di definire la gestione della categoria.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">Elenco delle categorie<\/h3>\n<p align=\"justify\"><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ElencoCategorie_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37361\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ElencoCategorie_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Elenco categorie\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ElencoCategorie_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ElencoCategorie_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">I campi dell&#8217;elenco sono:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Campo di ricerca<\/strong><\/span>, permette di trovare una categoria documentale registrata;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Tabella categorie documentali<\/strong><\/span>, riporta la lista delle categorie, con le informazioni principali che le caratterizzano:\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><em>Codice tipo<\/em>, codice di registrazione della categoria;<\/li>\n<li><em>Descrizione<\/em>, nome della categoria documentale;<\/li>\n<li><em>Dipende da<\/em>, indica la categoria alla quale dipende;<\/li>\n<li><em>Ordine<\/em>, indica il valore d&#8217;ordinamento nell&#8217;elenco.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>In fondo all&#8217;elenco sono disponibili i pulsanti per gestire l&#8217;elenco:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Nuova categoria ( + )<\/strong><\/span>, consente d&#8217;aggiungere una nuova categoria documentale alla lista. Il nuovo record viene inserito in fondo all&#8217;elenco fino a quando non viene salvato definendo i <em>Parametri e la tipologia della categoria<\/em>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Salva ( v )<\/strong><\/span>, consente di confermare i dati ed i parametri inseriti della categoria documentale;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Elimina categoria ( x )<\/strong><\/span>, cancella definitivamente la categoria selezionata in elenco. Per eliminare una categoria \u00e8 necessario che non siano presenti documenti nella categoria documentale, indifferentemente che siano nello stato di <em>Redazione<\/em> sia in quello di <em>Storico<\/em>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Sotto gruppi<\/strong><\/span>, permette una migliore visualizzazione della categoria nell&#8217;<em>albero documentale <\/em>(consultare la pagina\u00a0<strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/gruppdocform\/\">Definizione sottogruppi di categoria<\/a><\/strong>). Il raggruppamento pu\u00f2 essere eseguito:\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><em>in base al codice<\/em>;<\/li>\n<li><em>in base ad una query SQL personalizzata<\/em>;<\/li>\n<li><em>in base ad alcuni campi standard<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">Parametri e tipologie della categoria<\/h3>\n<p align=\"justify\"><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ParametriTipologiaCategoria_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37363\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ParametriTipologiaCategoria_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Parametri e tipologia categoria\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ParametriTipologiaCategoria_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_ParametriTipologiaCategoria_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">I campi che identificano la categoria documentale sono:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Codice tipo<\/strong><\/span>, \u00e8 il valore univoco che identifica la categoria e che una volta salvata non pu\u00f2 pi\u00f9 essere modificata. Se non viene inserito correttamente QualiWare restituisce un messaggio d&#8217;errore;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Descrizione<\/strong><\/span>, \u00e8 il nome della categoria documentale;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Categoria fittizia (nodo d&#8217;albero)<\/strong><\/span>, flag che consente di creare un nodo dell&#8217;albero documentale e non una categoria vera e propria, permettendo cos\u00ec di raggruppare altre categorie, sia fittizie sia reali. Questo campo si pu\u00f2 editare solo quando si crea una nuova categoria e prima di salvarla. Per una categoria fittizia <strong>non \u00e8 possibile definire modelli e abilitazioni<\/strong> perch\u00e9 non contiene fisicamente alcun documento;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"> <strong>Ordine<\/strong><\/span>, permette di specificare un valore numerico o <em>d&#8217;importanza<\/em> d&#8217;assegnare alla categoria documentale. Il valore numerico determina l&#8217;ordinamento progressivo di ogni singola categoria documentale rispetto le altre nell&#8217;albero documentale, consentendo un&#8217;ordinamento logico e non puramente alfabetico. A parit\u00e0 d&#8217;<em>importanza<\/em> tra pi\u00f9 categorie, l&#8217;ordinamento avviene in maniera alfabetica considerando il campo <span style=\"color: #990000;\"><strong>Descrizione<\/strong><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Dipende da<\/strong><\/span>, menu a tendina dove sono riprese tutte le categorie documentali registrate per definire la dipendenza ad una categoria documentale, consentendo di creare un albero documentale. Se lasciata l&#8217;opzione <em><span style=\"color: #990000;\">&lt;Radice&gt;<\/span><\/em>, la categoria viene assegnata come primo nodo nell&#8217;albero documentale;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Descrizione per albero<\/strong><\/span>, consente d&#8217;assegnare alla categoria un nome diverso da quello riportato nel campo <em><span style=\"color: #990000;\">Descrizione<\/span><\/em>\u00a0da visualizzare nell&#8217;<em>albero documentale<\/em>. Se il campo <span style=\"color: #990000;\"><em>Descrizione per albero<\/em><\/span> \u00e8 lasciato vuoto le due descrizioni saranno identiche.<br \/>\nQuesta funzione \u00e8 utile quando non si desidera che nell&#8217;albero sia ripetuta una descrizione gi\u00e0 presente nella categoria fittizia madre, per esempio: se necessita realizzare le categorie documentali <em>Procedure<\/em>, <em>Istruzioni<\/em> e <em>Manuale<\/em> relative al sistema <em>Ambiente<\/em>, si va a creare una <span style=\"color: #990000;\"><em>categoria fittizia<\/em><\/span> denominata <em>Ambiente<\/em>, dalla quale dipendono 3 categorie aventi come <span style=\"color: #990000;\"><em>descrizione<\/em><\/span> <em>Procedure Ambiente<\/em>, <em>Istruzioni Ambiente<\/em>, <em>Manuale Ambiente<\/em>, mentre le loro <span style=\"color: #990000;\"><em>descrizioni per l&#8217;albero<\/em><\/span> vengono nominate rispettivamente <em>Procedure<\/em>, <em>Istruzioni<\/em>, <em>Manuale<\/em>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><b>Non visualizzare nell&#8217;albero<\/b><\/span>, flag che consente di non inserire la categoria nell&#8217;albero documentale. Nel caso di una <em>categoria fittizia<\/em> vengono nascoste anche tutte le categorie a lei dipendenti;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #993300;\">Indicizza per la RAG (GPT)<\/span><\/strong><span style=\"color: #993300;\"><span style=\"color: #000000;\">, flag che consente di indicizzare i documenti della categoria per renderli utilizzabili con <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/codriver-intelligenza-artificiale-generativa-conversazionale\/\"><strong>CoDriver Ask<\/strong><\/a> (visibile solo se \u00e8 abilitato il <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/category\/qw-cai-intelligenza-artificiale\/\"><strong>modulo QW-CAI<\/strong><\/a>).<\/span><\/span><\/li>\n<li><strong>Specifica della categoria<\/strong>:\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Categoria BPM<\/span> (Business Process Management)<\/strong>, flag che permette di trasformare il flusso d&#8217;avanzamento di una categoria documentale e consentendo maggiore personalizzazione delle fasi di flusso. Una volta scelta questa opzione non pu\u00f2 pi\u00f9 essere rimossa;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Categoria GMP<\/strong><\/span> <strong>(Good Manufacturing Practices)<\/strong>, flag che permette d&#8217;abilitare la <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/gmp-firma-elettronica-audit-trail\/\">Firma elettronica forte<\/a><\/strong> e la gestione dell\u2019<strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/gmp-firma-elettronica-audit-trail\/#audit_trail\">Audit trail<\/a><\/strong> come previsto dalle linee guida <em>Annex 11 EU GMP<\/em> e <em>21 CFR ART 11<\/em>. Una volta scelta questa opzione non pu\u00f2 pi\u00f9 essere rimossa;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Categoria pubblica<\/strong><\/span>, flag che permette di rendere visibile e consultabile\u00a0 a tutti gli utenti la categoria documentale ed i relativi documenti pubblicati, indipendentemente dalla distribuzione;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong>Tipologie della categoria<\/strong>:\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li style=\"list-style-type: none;\">\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Singolo documento (File)<\/strong><\/span>, consente di creare una nuova registrazione, di selezionare un file esistente o un file di modello della categoria, oppure di creare un file vuoto;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Singolo Documento (Form)<\/strong><\/span>, consente di creare una nuova registrazione utilizzando un form senza allegare nessun file fisico.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><!--\n \t\n\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Fascicolo\/Manuale<\/strong><\/span>, consente di gestire la categoria con un\u2019impostazione di tipo manualistico;\n<span style=\"text-decoration: underline;\">Dopo aver definito e salvato la tipologia della categoria non \u00e8 pi\u00f9 possibile modificarla<\/span>.<\/li>\n\n\n--><\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">Specifiche dei documenti<\/h3>\n<p>Le propriet\u00e0 dei documenti sono personalizzabili e le possibilit\u00e0 sono diverse a seconda della tipologia della categoria documentale scelta.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4 align=\"justify\"><a name=\"doc_singolo_file\"><\/a>Singolo documento (File)<\/h4>\n<p><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoFile_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37357\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoFile_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Singolo documento File\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoFile_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoFile_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p>La categoria di tipo <strong>File<\/strong> permette di selezionare un file esistente o un file di modello della categoria, oppure di creare un file vuoto.<\/p>\n<p>I campi della <em>categoria tipo File<\/em> sono:<\/p>\n<ul>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Usa numerazione progressiva ANNO\/NUMERO<\/span><\/strong>, flag che consente a QualiWare di gestire in automatico la numerazione dei documenti per <em>anno\/numero<\/em>, evitando all&#8217;utente d&#8217;eseguirla per ogni registrazione. Il sistema riprende l&#8217;anno registrato nella scheda <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/progresform\/\">Progressivi delle numerazioni<\/a><\/strong>;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Tempo di validit\u00e0 dei doc. in mesi<\/span>, <\/strong>consente d&#8217;indicare il numero di mesi di validit\u00e0 dei documenti della categoria (il valore 0 corrisponde alla validit\u00e0 illimitata). Quando viene utilizzato, QualiWare calcola in automatico la data di scadenza del documento d alla sua pubblicazione;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Usa la scheda avanzata per la funzione &#8220;Modifica dati form&#8221;<\/strong><\/span>, flag che consente d&#8217;impostare la visualizzazione del form con la barra degli strumenti ed i documenti collegati anche per le <em>categorie di tipo File<\/em> quando l&#8217;utente preme <span style=\"color: #990000;\"><strong>Modifica dati form<\/strong><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Non visualizzare le diciture &#8220;<em>Scaduto<\/em>&#8221; e &#8220;<em>Documento non pi\u00f9 valido<\/em>&#8220;<\/strong><\/span>, flag che consente di nascondere le diciture <span style=\"color: #990000;\"><em>Scaduto<\/em><\/span> e <span style=\"color: #990000;\"><em>Documento non pi\u00f9 valido<\/em><\/span> presenti sui documenti scaduti e non pi\u00f9 validi;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Elenco statico modelli<\/span><\/strong>, tab che consente di gestire i <em>modelli documentali<\/em>, utilizzati in fase di creazione dei documenti con lo scopo di auto-compilare i <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/07-campi-qualiware\/\"><strong>Campi QualiWare sui documenti Word ed Excel<\/strong><\/a>, permettendo all&#8217;utente di completare il documento con i campi definiti in fase di redazione del form. Il sistema consente di gestire fino a 15 modelli per categoria documentale. Le funzioni per gestire quest&#8217;area sono:\n<ul>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Aggiungi modello ( + )<\/strong><\/span>, consente d&#8217;inserire un nuovo modello;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Elimina modello ( x )<\/span><\/strong>, consente di cancellare un modello selezionato precedentemente inserito;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Cambia nome file modello<\/span><\/strong>, consente di rinominare il modello registrato, operazione che pu\u00f2 essere eseguita cliccandoci sopra col tasto destro del mouse;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Usa QWay Office<\/span><\/strong>, permette d&#8217;utilizzare la funzione <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/qway-office\/\"><strong>QWay Office<\/strong><\/a> per modificare i file Word, Excel ed OpenOffice\/Libreoffice direttamente nel browser, senza la necessit\u00e0 d&#8217;installare Microsoft Office e di possederne la relativa licenza. Il menu a tendina consente di scegliere fra le opzioni:\n<ul>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Lascia all&#8217;utente la scelta<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><em><span style=\"color: #990000;\">Sempre<\/span><\/em>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Mai<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Solo in fase di pubblicazione<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Solo in fase di modifica<\/em><\/span>;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Query elenco dinamico<\/span><\/strong>, tab che consente di specificare una query con la funzione di restituire uno o pi\u00f9 documenti che l\u2019utente pu\u00f2 scegliere in fase di creazione di una nuova registrazione. La query dev&#8217;essere definita sulla tabella <em>DOCUMENT<\/em>, restituire i campi <em>TIPO<\/em>, <em>TIPO_CONT<\/em> e <em>NUMERO<\/em>, facendo riferimento a <em>categorie documentali<\/em> che contengono i <em>documenti modello<\/em> che si vogliono utilizzare. Il pulsante <strong><span style=\"color: #990000;\">Verifica<\/span><\/strong> consente d&#8217;effettuare un controllo sulla correttezza della query. Affinch\u00e9 il documento desiderato compaia tra i risultati di questa query, esso deve prima essere pubblicato.<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">In fase di creazione documento mostra solo i modelli della categoria<\/span><\/strong>, flag che in fase di creazione del documento permette d&#8217;utilizzare solo un modello realizzato in precedenza per la categoria documentale, evitando la scelta d&#8217;allegare un file gi\u00e0 esistente o un documento vuoto;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Non aprire il documento dopo la creazione<\/span><\/strong>, flag che permette di bloccare l\u2019apertura automatica del file subito dopo averlo creato;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Richiedi l\u2019apertura del documento prima dell\u2019apposizione della firma<\/strong><\/span>, flag che obbliga l\u2019utente ad aprire il documento in modalit\u00e0 <em>scrittura<\/em> prima d&#8217;apporre il visto nel workflow.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4 align=\"justify\"><a name=\"doc_singolo_form\"><\/a>Singolo documento (Form)<\/h4>\n<p><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoForm_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37365\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoForm_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Singolo documento File\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoForm_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_SingoloDocumentoForm_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p>La categoria di tipo <strong>Form<\/strong> permette di creare una nuova registrazione utilizzando un form senza allegare nessun file fisico.<\/p>\n<p>I campi della <em>categoria tipo Form<\/em>\u00a0sono:<\/p>\n<ul>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Consenti revisione<\/span><\/strong>, flag attiva la funzione <span style=\"color: #990000;\"><strong>Revisiona<\/strong> <\/span>che permette di modificare la registrazione creata in precedenza, incrementando la revisione di un punto. La funzione <em>Revisione<\/em> si pu\u00f2 utilizzare solo dopo la pubblicazione del documento ed \u00e8 disponibile a partire dalla versione <em>QualiWare 2020.06+8<\/em>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><span style=\"color: #990000;\"><strong>Usa numerazione progressiva ANNO\/NUMERO<\/strong>,<\/span><\/span> flag che consente a QualiWare di gestire in automatico la numerazione dei documenti per <em>anno\/numero<\/em>, evitando all&#8217;utente d&#8217;eseguirla per ogni registrazione. Il sistema riprende l&#8217;anno registrato nella scheda <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/progresform\/\">Progressivi delle numerazioni<\/a><\/strong>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><span style=\"color: #990000;\"> <strong>Tempo di validit\u00e0 dei doc. in mesi<\/strong>,<\/span><\/span> consente d&#8217;indicare il numero di mesi di validit\u00e0 dei documenti della categoria (il valore 0 corrisponde alla validit\u00e0 illimitata). Quando viene utilizzato, QualiWare calcola in automatico la data di scadenza del documento d alla sua pubblicazione;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Non visualizzare le diciture &#8220;<em>Scaduto<\/em>&#8221; e &#8220;<em>Documento non pi\u00f9 valido<\/em>&#8220;<\/strong><\/span>, flag che consente di nascondere le diciture <span style=\"color: #990000;\"><em>Scaduto<\/em><\/span> e <span style=\"color: #990000;\"><em>Documento non pi\u00f9 valido<\/em><\/span> presenti sui documenti scaduti e non pi\u00f9 validi;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"> <strong>Richiedi l\u2019apertura del documento prima dell\u2019apposizione della firma<\/strong><\/span>, flag che obbliga l\u2019utente ad aprire il documento in modalit\u00e0 <em>scrittura<\/em> prima d&#8217;apporre il visto nel workflow.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per le categorie di tipo Form il <em>riquadro dei modelli<\/em> non risulta chiaramente presente perch\u00e9 non viene richiesto un file fisico durante la fase della registrazione.<\/p>\n<p><!--\n\nTIPOLOGIA FASCICOLO MANUALE: non presente dalle release  Rel. 2023.02.03\n\n&nbsp;\nFascicolo\/Manuale\nIl documento di tipo <strong>Fascicolo\/Manuale<\/strong> permette di creare la categoria di tipo manualistico.\n\nI campi del documento <em>tipo Fascicolo\/Manuale<\/em>\u00a0sono:\n\n\n<ul>\n \t\n\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">N. edizione corrente<\/span><\/strong>, permette di specificare il numero dell\u2019edizione corrente nel caso venga utilizzato un manuale gi\u00e0 esistente. Diversamente, il numero pu\u00f2 essere modificato liberamente;<\/li>\n\n\n \t\n\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Copertina<\/span><\/strong>, consente di creare il documento per la copertina, scegliendo il modello di una copertina di altri manuali o di un documento gi\u00e0 esistente. Nel documento di copertina \u00e8 possibile inserire la <em>tabella indice<\/em> contenente i capitoli del manuale, che si aggiorna in automatico.<\/li>\n\n\n<\/ul>\n\n\n\n\n<p style=\"text-align: left;\">Anche per questo tipo di documenti \u00e8 possibile utilizzare i <em>segnalibri<\/em> dei <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/07-campi-qualiware\/\"><strong>Campi QualiWare<\/strong><\/a>.<\/p>\n\n\n--><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">Personalizzazione dei campi<\/h3>\n<p align=\"justify\">In QualiWare i campi personalizzabili delle categorie documentali si dividono in:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong> Predefiniti<\/strong>, sono obbligatori e non possono essere cancellati perch\u00e9 fondamentali per le <em>normative ISO sulla documentazione<\/em>, possono comunque essere personalizzati;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong>Avanzati<\/strong>, corrispondono ai campi realizzati attraverso il <strong><span style=\"color: #990000;\">Form Designer<\/span><\/strong>, che consente di personalizzare liberamente ogni categoria documentale in maniera semplice ed intuitiva.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4 style=\"text-align: left;\" align=\"justify\"><a name=\"predefiniti\"><\/a>Personalizzazione dei campi predefiniti<\/h4>\n<p align=\"justify\"><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_PersonalizzazioneCampi_Predefiniti_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37368\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_PersonalizzazioneCampi_Predefiniti_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Personalizzazione campi predefiniti\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_PersonalizzazioneCampi_Predefiniti_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione_PersonalizzazioneCampi_Predefiniti_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">I <em>campi predefiniti<\/em> sono <strong>Tipo_cont<\/strong>, <strong>Numero<\/strong>, <strong>Titolo<\/strong> e si possono modificare a seconda delle proprie necessit\u00e0:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Tipo_cont<\/strong><\/span> e <span style=\"color: #990000;\"><strong>Titolo<\/strong><\/span> presentano i campi:\n<ul>\n<li style=\"text-align: left;\"><span style=\"color: #990000;\"><strong>Etichetta<\/strong><\/span>, corrisponde all&#8217;intestazione del campo (esempio, se al campo <em>Tipo_cont<\/em> \u00e8 attivata l&#8217;opzione <span style=\"color: #990000;\"><em>Usa numerazione progressiva ANNO\/NUMERO<\/em><\/span> si pu\u00f2 inserire il valore <em>Anno<\/em> nel campo <em>Etichetta<\/em>);<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Collega a<\/span><\/strong>, menu a tendina che consente di collegare il campo ad un&#8217;anagrafica, a delle causali parametrizzabili oppure ad un elenco derivato da una query personalizzata. Questo consente di scegliere il riferimento da un elenco definito nella colonna della categoria documentale;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Consenti solo scelta dalla lista<\/strong><\/span>, flag che consente di limitare la scelta all&#8217;elenco indicato nel campo;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Numero<\/strong><\/span>, dato che questo \u00e8 un campo puramente numerico progressivo, non presenta la possibilit\u00e0 d&#8217;inserire un collegamento.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left;\">Quando ad un campo personalizzato si collega un&#8217;<em>anagrafica articoli<\/em> o <em>clienti-fornitori<\/em>\u00a0si crea un&#8217;associazione tra i documenti: ogni documento della categoria compare tra i <strong>Documenti collegati<\/strong> degli articoli o dei clienti-fornitori corrispondenti ai codici inseriti nei campi personalizzati.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4 align=\"justify\"><a name=\"avanzata_form-designer\"><\/a>Personalizzazione avanzata col Form Designer<\/h4>\n<p><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-PersonalizzazioneCampi-Avanzati_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37370\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-PersonalizzazioneCampi-Avanzati_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Personalizzazione avanzata (Form Designer)\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-PersonalizzazioneCampi-Avanzati_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-PersonalizzazioneCampi-Avanzati_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p style=\"text-align: left;\" align=\"justify\">I campi della personalizzazione avanzata sono:<\/p>\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><a href=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/qw_form_designer\"><span style=\"color: #800000;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Form Designer vers.Desktop<\/span><\/strong><\/span><\/a>, apre la scheda di programmazione per la creazione di un form in modalit\u00e0 Desktop;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Form Designer vers.Mobile<\/strong><span style=\"color: #000000;\">, apre una scheda di programmazione analoga a quella Desktop, ma per la creazione di un form in modalit\u00e0 mobile;<\/span><\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Modifica la stampa del form<\/strong><\/span>, consente di personalizzare un report associato alla sola <em>categoria documentale di tipo form<\/em> (vedi <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/fd-stampa-del-form\/\">Stampa del form<\/a><\/strong>), dove le opzioni possibili sono:\n<ul style=\"text-align: left;\">\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Modifica modello di stampa esistente<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Crea nuovo modello di stampa HTML sostituendo quello esistente<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Crea nuovo modello di stampa in formato QW Reports sostituendo quello esistente<\/em><\/span>;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><em>Carica un nuovo modello di stampa in formato QW Reports, Word, Excel, OpenOffice o Crystal Reports sostituendo quello esistente<\/em><\/span>;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Visualizza pulsanti avanzamento workflow nel form desktop<\/strong><\/span>, flag che consente d&#8217;attivare la visualizzazione dei pulsanti d&#8217;avanzamento del workflow nella toolbar del form;<\/li>\n<li><strong style=\"text-align: left;\"><span style=\"color: #990000;\">Modifica collegamenti automatici<\/span><\/strong><span style=\"text-align: left;\">, apre una scheda che consente di configurare o modificare i collegamenti automatici per ogni campo generato col <em>Form Designer<\/em> (vedi\u00a0 <\/span><strong style=\"text-align: left;\"><a href=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/conf_doc_linkform\">Configurazione collegamenti automatici<\/a><\/strong><span style=\"text-align: left;\">)*;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Audit Trail Form<\/strong><\/span><span style=\"text-align: left;\">, permette di visualizzare la cronologia delle modifiche eseguite al form con i dettagli di data e ora di ogni singola modifica;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Audit Trail Report<\/strong><\/span><span style=\"text-align: left;\">, permette di visualizzare la cronologia delle modifiche eseguite al report delle categorie di tipo <\/span><em>Singolo documento (Form)<\/em><span style=\"text-align: left;\">;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Audit Trail Workflow<\/strong><\/span><span style=\"text-align: left;\">, permette di visualizzare la cronologia delle modifiche effettuate sul workflow nelle categorie impostate come <\/span><em>Categoria BPM<\/em><span style=\"text-align: left;\">;<\/span><\/li>\n<li><strong style=\"text-align: left;\"><span style=\"color: #990000;\">Esporta configurazione categoria<\/span><\/strong><span style=\"text-align: left;\">, permette d&#8217;esportare sul PC locale la configurazione della categoria. Durante l&#8217;esportazione QualiWare chiede se selezionare anche eventuali <\/span><em>causali parametrizzabili<\/em><span style=\"text-align: left;\"> associate alla categoria. Viene generato un file .ZIP<\/span><span style=\"text-align: left;\"> che pu\u00f2 essere utilizzato per creare una nuova categoria con la stessa configurazione di quella esportata;<\/span><\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Importa configurazione categoria<\/strong><\/span>, permette d&#8217;importare un file .ZIP di una categoria precedentemente esportata. L&#8217;importazione <strong>sovrascrive<\/strong> completamente la configurazione presente nella categoria;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Crea query di interrogazione<\/strong><\/span>, esporta un file di testo contenente una query SQL con i campi impostati nel form e specifici della categoria documentale. Sulla query si pu\u00f2 successivamente intervenire per impostare filtri o modificare i campi visualizzati;<\/li>\n<li><strong><span style=\"color: #990000;\">Crea report struttura form desktop<\/span><\/strong>, genera un report in HTML con la struttura del <strong>form desktop<\/strong> creato, consentendo d&#8217;avere un prospetto dei campi, dei loro nomi, delle loro caratteristiche e dei loro collegamenti;<\/li>\n<li><span style=\"color: #990000;\"><strong>Crea report struttura form mobile<\/strong><\/span>, genera un report in HTML con la struttura del <em>form mobile<\/em> creato, consentendo d&#8217;avere un prospetto dei campi, dei loro nomi, delle loro caratteristiche e dei loro collegamenti.<\/li>\n<\/ul>\n<p>(*) se per una categoria documentale non viene attivata questa scheda, il sistema di default verificher\u00e0 su tutti i campi testo la presenza di codici articolo o cliente\/fornitore per creare i collegamenti relativi. Questo pu\u00f2 portare ad un rallentamento delle prestazioni. Si consiglia, quindi, di attivare sempre questa configurazione o, in alternativa, di disattivare la ricerca dei collegamenti su tutti i campi utilizzando, nella <a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/00-console-di-amministrazione\/\">Console di Amministrazione<\/a>, l&#8217;opzione &#8220;Determina i collegamenti automatici solo per le categorie documentali dove sono stati esplicitamente configurati&#8221; all&#8217;interno del ramo &#8220;Impostazioni generali&#8221;&#8211;&gt;&#8221;Documenti collegati&#8221;, mettendola a &#8220;S\u00ec&#8221;.<\/p>\n<h3 align=\"justify\"><a name=\"funzioni_gestione\"><\/a>Funzionalit\u00e0 di gestione<\/h3>\n<p>Nella configurazione delle categorie documentali sono presenti diverse funzionalit\u00e0 che ne permettono la gestione.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-FunzionalitaDiGestione_2024.jpg\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-37372\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-FunzionalitaDiGestione_2024.jpg\" alt=\"QW07 - Configurazione gestione documentazione, Funzionalit\u00e0 di gestione\" width=\"768\" height=\"538\" srcset=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-FunzionalitaDiGestione_2024.jpg 1139w, https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/QW07-ConfigurazioneGestioneDocumentazione-FunzionalitaDiGestione_2024-768x538.jpg 768w\" sizes=\"(max-width: 768px) 100vw, 768px\" \/><\/a><\/p>\n<p align=\"justify\">Altre funzioni della scheda <em>Configurazione gestione documenti<\/em> sono:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Modifica messaggi distribuzione<\/span><\/strong>, apre la scheda <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/msgdistrform\/\">Parametrizzazione messaggi per distribuzione documenti<\/a><\/strong> che consente d&#8217;impostare o modificare il testo dei messaggi automatici;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Stampa matrice abilitazioni<\/span><\/strong>, genera una stampa che mostra le abilitazioni degli utenti sulla categoria documentale;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Verifica coerenza database<\/span><\/strong>, effettua una verifica per riscontrare e segnalare eventuali anomalie nel database. Viene generato un file .TXT;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Verifica percorsi doc. collegati<\/span><\/strong>, verifica e modifica i percorsi dei file collegati, utilizzando i parametri inseriti nella configurazione di QualiWare;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Definizione abilitazioni<\/span><\/strong>, apre la scheda <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/red_docform\/\">Abilitazioni sui documenti<\/a><\/strong> che permette agli <em>Amministratori di sistema<\/em> di gestire:\n<ul>\n<li style=\"text-align: left;\">quali utenti ed enti siano coinvolti e quali abilitazioni debbano avere nelle diverse <em>fasi del workflow della categoria documentale<\/em>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\">quali utenti siano <em>Superutente<\/em>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\">quali utenti siano <em>Destinatari predefiniti<\/em> nel caso di pubblicazione e distribuzione dei documenti;<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Definizione fasi di workflow<\/span><\/strong>, apre la scheda <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/fasidocform\/\">Gestione fasi sulla categoria<\/a><\/strong> che permette di definire le fasi, la loro descrizione, l\u2019oggetto ed il testo del messaggio. Questa funzione cambia in <strong><span style=\"color: #990000;\">BPM Workflow Designer<\/span><\/strong> quando la categoria documentale \u00e8 una <em>Categoria BPM<\/em>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Non visualizzare nel portale per i fornitori<\/span><\/strong>, flag che inibisce ai fornitori la visualizzazione della categoria documentale nel menu del <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/portale-clienti-fornitori\/\">Portale clienti\/fornitori<\/a><\/strong>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Non visualizzare nel portale per i clienti<\/span><\/strong>, flag che inibisce ai clienti la visualizzazione della categoria documentale nel menu del <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/portale-clienti-fornitori\/\">Portale clienti\/fornitori<\/a><\/strong>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong><span style=\"color: #990000;\">Visualizza chat nel portale clienti\/fornitori<\/span><\/strong>, flag che abilita la <strong><a href=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/chat\/\">Chat<\/a><\/strong> per il cliente\/fornitore nella scheda di inserimento e modifica dei documenti ed accessibile dal portale. Come possibili destinatari dei messaggi al fornitore sono presentati solo gli utenti abilitati al workflow della stessa categoria, escludendo i <em>Superutenti<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<p style=\"text-align: left;\">La configurazione dei documenti \u00e8 consentita solamente agli utenti <strong>Amministratori di sistema<\/strong>\u00a0che possono:<\/p>\n<ul>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong>attribuire abilitazioni di configurazione<\/strong> ad alcune categorie anche ad altre persone che non siano <em>Amministratori di sistema<\/em>;<\/li>\n<li style=\"text-align: left;\"><strong>stabilire che una o pi\u00f9 persone possano configurare le <em>categorie dipendenti<\/em> da una <em>categoria fittizia di primo livello<\/em><\/strong>. In questo caso, gli utenti hanno accesso a questa scheda di <em>Configurazione gestione documenti<\/em> dell\u2019area documentale alla quale sono abilitati, potendo cos\u00ec creare nuove categorie, personalizzare campi custom, ecc.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La scheda Configurazione gestione documenti consente di definire le categorie documentali nelle quali vengono creati, importati e registrati i documenti. 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