{"id":35916,"date":"2015-04-22T12:00:10","date_gmt":"2015-04-22T10:00:10","guid":{"rendered":"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/?p=35916"},"modified":"2024-02-26T16:19:40","modified_gmt":"2024-02-26T15:19:40","slug":"gestione-riunioni","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/gestione-riunioni\/","title":{"rendered":"GESTIONE RIUNIONI"},"content":{"rendered":"<p>Questa scheda consente di pianificare le riunioni e gli incontri della direzione o di singoli enti, prevedendone obiettivi e partecipanti e di registrare l&#8217;esito di tali riunioni e le attivit\u00e0 previste.<\/p>\n<h4><a name=\"struttura\"><\/a>STRUTTURA DELLA SCHEDA<\/h4>\n<p>La scheda, nel suo complesso, si presenta come in figura.<\/p>\n<p>La <b>prima parte<\/b> (qui delimitata in <span style=\"color: #0000ff;\">blu<\/span>) fornisce l&#8217;<b>elenco delle riunioni gi\u00e0 pianificate<\/b>, secondo i parametri impostati nei campi:<\/p>\n<ul>\n<li><b><span style=\"color: #990000;\">Da data \/ A data<\/span><\/b>: l&#8217;elenco si limita alle riunioni pianificate per il periodo indicato;<\/li>\n<li><b><span style=\"color: #990000;\">Ente<\/span><\/b>: l&#8217;elenco si limita alle riunioni pianificate per l&#8217;ente eventualmente selezionato; lasciando <i> <span style=\"color: #990000;\">&lt;Tutti&gt;<\/span><\/i> vengono mostrate tutte le riunioni relative al periodo indicato.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Il resto della scheda contiene i dati relativi alla riunione selezionata nell&#8217;elenco &#8211; cio\u00e8 a quella evidenziata dal segno <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/freccetta-di-selezione.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/>.<\/p>\n<p>La <b>seconda part<\/b>e (circoscritta in <span style=\"color: #33cc33;\">verde<\/span>) contiene i dati di <b>pianificazione della riunione<\/b>.<\/p>\n<p>La <b>terza parte<\/b> (circoscritta in <span style=\"color: #6600cc;\">viola<\/span>) contiene i dati di <b>verbalizzazione della riunione<\/b>.<\/p>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor25.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<h4><a name=\"nuova_riunione\"><\/a>PIANIFICAZIONE DI UNA RIUNIONE<\/h4>\n<p>La sezione mediana della scheda consente di pianificare una riunione.<\/p>\n<ul>\n<li>Il campo <span style=\"color: #990000;\"><b>Numero<\/b><\/span> si riferisce al Programma di Riunione e viene proposto automaticamente dal software con l&#8217;anno\/numero progressivo.<\/li>\n<li>La <b><span style=\"color: #990000;\">Data<\/span><\/b> \u00e8 la data in cui si prepara il Programma di Riunione: si pu\u00f2 confermare quella odierna proposta.<\/li>\n<li>Nel campo <b><span style=\"color: #990000;\">Indetta da <\/span><\/b>il software propone il nome dell&#8217;utente; per cambiarlo bisogna conoscere la password della persona che si vuole inserire.<\/li>\n<li>Nel campo <b><span style=\"color: #990000;\">Per il<\/span><\/b> va inserita la data per la quale \u00e8 previsto lo svolgimento della riunione.<\/li>\n<li>Definire il <b><span style=\"color: #990000;\">Tipo<\/span><\/b> di riunione, scegliendo fra le opzioni impostate nella scheda di <a href=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/causparform\">Gestione Causali parametrizzabili<\/a> (cod. VRTIP).<\/li>\n<li>Definire l&#8217;<b><span style=\"color: #990000;\">Oggetto<\/span><\/b> della riunione, il <b><span style=\"color: #990000;\">Luogo<\/span><\/b> (il menu a tendina contiene tutti i luoghi inseriti in precedenza) ed il <b><span style=\"color: #990000;\"> Principale ente coinvolto<\/span><\/b>.<\/li>\n<li>Pianificare l&#8217;ora di <b><span style=\"color: #990000;\">Inizio previsto<\/span><\/b> e quella di <b><span style=\"color: #990000;\">Fine prevista<\/span><\/b>.<\/li>\n<li>Possono essere dettagliati <b><span style=\"color: #990000;\">Temi e Obiettivi<\/span><\/b>.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><a name=\"scelta_nominativi\"><\/a>Scelta dei relatori e dei partecipanti<\/h4>\n<p>La tabelle di scelta di Relatori e Partecipanti sono analoghe: presentano una distinzione fra Interni ed Esterni.<\/p>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor49.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/>\u00a0\u00a0\u00a0 <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor50.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<ul>\n<li>Premendo il pulsante <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_piu.jpg\" alt=\"\" width=\"28\" height=\"26\" border=\"0\" \/> dal tab <b>Interni<\/b>, si apre l&#8217;anagrafica del personale e viene presentata la lista di tutti i nominativi presenti in QualiWare.<\/li>\n<li>Premendo invece il pulsante <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_piu.jpg\" alt=\"\" width=\"28\" height=\"26\" border=\"0\" \/> dal tab <b>Esterni<\/b>, si apre un&#8217;ulteriore finestra di scelta:<\/li>\n<\/ul>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor6.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/>\u00a0\u00a0\u00a0 <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor7.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<ul>\n<li>\n<p align=\"justify\">Dal tab <b>Cliente\/Fornitore<\/b>, si pu\u00f2 digitare un codice e scegliere fra le persone specificate nell&#8217;organigramma di un determinato cliente o fornitore.<\/p>\n<\/li>\n<li>\n<p align=\"justify\">Dal tab <b>Altro Nominativo<\/b> si pu\u00f2 digitare un nome completamente nuovo, non esistente nelle Anagrafiche di QualiWare.<\/p>\n<\/li>\n<li>Una volta definiti relatori e partecipanti, si pu\u00f2 procedere alla loro convocazione direttamente da questa scheda tramite Outlook o Lotus Notes. Usare i pulsanti\u00a0 che apriranno messaggi di posta elettronica preimpostati: <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/convocazione_doppio_puls.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/li>\n<li>Il campo <b><span style=\"color: #990000;\">Note aggiuntive<\/span><\/b> pu\u00f2 essere usato per necessit\u00e0 di ulteriori dettagli.<\/li>\n<li>In caso di rinvio della data della riunione, si indicher\u00e0 il nuovo giorno nel campo <b><span style=\"color: #990000;\">Rinviata in data<\/span><\/b>.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><a name=\"verbalizzazione\"><\/a>VERBALIZZAZIONE RIUNIONE<\/h4>\n<p>La terza sezione della scheda contiene una sezione in basso con l&#8217;indicazione delle effettive <b><span style=\"color: #990000;\">Ora Inizio<\/span><\/b>, <b> <span style=\"color: #990000;\">Ora Fine<\/span><\/b> e <b><span style=\"color: #990000;\">Durata<\/span><\/b> (calcolata in automatico dal programma, sulla base dell&#8217;ora di inizio e dell&#8217;ora di fine).<\/p>\n<p>Sopra, vi sono tre linguette:<img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor61.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/>.<\/p>\n<h4><a name=\"verbale\"><\/a>Verbale della riunione<\/h4>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor52.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>La prima linguetta apre un campo note per la redazione del Verbale. Come tutti i campi note, premendo la freccetta di ampliamento (<img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/freccina_blu_note.jpg\" alt=\"\" width=\"13\" height=\"14\" border=\"0\" \/>) s&#8217;ingrandisce e pu\u00f2 essere formattato con l&#8217;apposita barra degli strumenti HTML:<\/p>\n<p align=\"center\">\u00a0<img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor8.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<h4><a name=\"partecipanti\"><\/a>Registrazione dei partecipanti<\/h4>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor9.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>La terza linguetta, Partecipanti, apre una tabella nella quale si ritrovano i partecipanti che erano stati convocati in sede di pianificazione della Riunione. Per ciascuno di essi va specificato:<\/p>\n<ul>\n<li>Se era <span style=\"color: #990000;\"><b>P<\/b><\/span><b><span style=\"color: #990000;\">resente<\/span><\/b>, scegliendo S\u00ec o No, dalla casella a discesa relativa.<\/li>\n<li>L&#8217;ora di I<span style=\"color: #990000;\"><b>nizio<\/b><\/span> e l&#8217;ora di <span style=\"color: #990000;\"><b>Fine<\/b><\/span> per il singolo partecipante: gli orari vengono iscritti automaticamente da quelli registrati nel sottostante campo Ora Inizio e Ora Fine. (effettive); in caso di variazione per il singolo partecipante, correggere l&#8217;orario.<\/li>\n<li>il <span style=\"color: #990000;\"><b>Motivo<\/b><\/span> di un&#8217;eventuale entrata ritardata o uscita ritardata rispetto all&#8217;orario di durata della riunione.<\/li>\n<\/ul>\n<h4><a name=\"attivita\"><\/a>Attivit\u00e0 correlate<\/h4>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor32.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Si tratta di attivit\u00e0 scaturenti dalla riunione e che portano ad una concretizzazione delle decisioni prese in sede di riunione stessa. E&#8217; molto importante prevedere delle attivit\u00e0, fissare delle scadenze e definire dei responsabili: in questo modo si \u00e8 sicuri che la riunione abbia dato i suoi frutti.<\/p>\n<p>Usare il pulsantino <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_piu.jpg\" alt=\"\" width=\"28\" height=\"26\" border=\"0\" \/> per inserire una riga vuota:<\/p>\n<ol>\n<li>Impostare una <span style=\"color: #990000;\"><b>Scadenza<\/b><\/span>, cio\u00e8 una data entro la quale terminare l&#8217;attivit\u00e0 prevista.<\/li>\n<li>Definire l&#8217;Azione.<\/li>\n<li>Confermare col pulsante <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_conferma1.jpg\" alt=\"\" width=\"28\" height=\"27\" border=\"0\" \/> o annullare con <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_annulla.jpg\" alt=\"\" width=\"33\" height=\"28\" border=\"0\" \/> (il pulsante <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsantino_meno.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/> serve per eliminare una riga gi\u00e0 confermata).<\/li>\n<li>Definire il <span style=\"color: #990000;\"><b>Responsabile<\/b><\/span>, scegliendolo dalla <span style=\"color: #990000;\"><b>Lista Responsabil<\/b><\/span>i, in calce alla tabella, apribile col pulsantino <img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pulsante_elenco.jpg\" alt=\"\" width=\"22\" height=\"24\" border=\"0\" \/>. Ogni responsabile si vedr\u00e0 nelle proprie <a href=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/pqsform#albero_attesa\"> Attivit\u00e0 in Attesa<\/a> le azioni impostate per lui.<\/li>\n<li>A mano a mano che le attivit\u00e0 vengono completate, spuntare la casella <span style=\"color: #990000;\"><b>Compl.<\/b><\/span> e riportare la data in <span style=\"color: #990000;\"><b>Data Compl.<\/b><\/span><\/li>\n<li>Possono essere aggiunti commenti nella colonna <span style=\"color: #990000;\"><b> Note Attuazione<\/b><\/span>.<\/li>\n<\/ol>\n<p>Quando tutte le attivit\u00e0 sono state completate, il Verbale Riunione potr\u00e0 essere chiuso, <i><span style=\"color: #990000;\">spuntando<\/span><\/i> la casella <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor11.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/> nella riga in calce.<\/p>\n<p>Sempre in fondo alla scheda sono presenti anche i seguenti pulsanti:<\/p>\n<ul>\n<li><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor9.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/>: lancia il report comprensivo di tutti i dati di pianificazione e verbalizzazione della riunione;<\/li>\n<li><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/invio_verbale.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/>: apre una finestrella per la richiesta dei destinatari del verbale (<i><span style=\"color: #990000;\">Tutti<\/span><\/i> o <span style=\"color: #990000;\"><i> Solo Relatori <\/i><\/span>o <span style=\"color: #990000;\"><i> Solo Partecipanti<\/i><\/span> o <span style=\"color: #990000;\"><i>Solo Responsabili Azioni<\/i><\/span>). Dopo che sono stati definiti i destinatari, il programma crea automaticamente un msg di Outlook o Lotus Notes contenente, in allegato, sia il <b>link alla scheda<\/b> di gestione della Riunione in oggetto, sia il <b>.PDF del Verbale<\/b>.<\/li>\n<\/ul>\n<h4 align=\"justify\"><a name=\"copia_riunione\"><\/a>NUOVA RIUNIONE PARTENDO DA UNA GIA&#8217; ESISTENTE<\/h4>\n<p align=\"justify\">E&#8217; possibile copiare il Piano della Riunione da uno precedente, tramite l&#8217;apposito pulsante presente nella parte inferiore della scheda:<\/p>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor26.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p align=\"left\">Premendo il pulsante <img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/copia_riunione.gif\" alt=\"\" border=\"0\" \/> il programma chiede conferma dell&#8217;intenzione di aprire una nuova riunione a partire da quella in uso:<\/p>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor27.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<p>Rispondere <span style=\"color: #990000;\"><b>S\u00ec<\/b><\/span> e, successivamente, specificare i campi che si intende ricopiare:<\/p>\n<p align=\"center\"><img decoding=\"async\" src=\"http:\/\/help.qualiware.it\/qw-help\/wp-content\/uploads\/pianor36.jpg\" alt=\"\" border=\"0\" \/><\/p>\n<ul>\n<li>Scegliendo di copiare <b>solo elementi base<\/b>, la nuova riunione avr\u00e0 in comune con la precedente: Redattore, Tipo, Oggetto, Luogo, Ente coinvolto, Temi o Obiettivi.<\/li>\n<li>Scegliendo, invece, di copiare anche <b>Relatori e Partecipanti<\/b>, la nuova riunione, oltre agli elementi precedenti, avr\u00e0 anche gli stessi Relatori Interni o Esterni e Partecipanti (interni o esterni).<\/li>\n<\/ul>\n<p>In ogni modo, il programma, all&#8217;atto della generazione della nuova riunione, chieder\u00e0 espressamente di definire la <span style=\"color: #990000;\"><b>Data<\/b><\/span> della riunione che, di default, sar\u00e0 quella del giorno.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Questa scheda consente di pianificare le riunioni e gli incontri della direzione o di singoli enti, prevedendone obiettivi e partecipanti e di registrare l&#8217;esito di tali riunioni e le attivit\u00e0 previste. 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