Il WorkFlow Designer del modulo BPM di QualiWare consente la progettazione del flusso di una determinata categoria di documenti o form.
Esso è disponibile solo per le categorie aventi il flag Categoria BPM attivo, e vi si accede dalla scheda di configurazione della categoria premendo il tasto BPM Workflow Designer.
Nel diagramma di flusso è possibile utilizzare 4 tipi di elemento:
- Attività: rappresenta l’azione che deve essere compiuta, e che può consistere nell’inserimento dati da parte di uno o più utenti, o l’invio o ricezione di informazioni da altri sistemi.
- Biforcazione esclusiva (XOR): rappresenta il punto in cui un flusso si può suddividere fra due
- alternative, in base a specifiche condizioni; solo una delle due alternative può essere percorsa.
- Biforcazione inclusiva (OR): rappresenta il punto in cui un flusso si può suddividere fra due alternative, in base a specifiche condizioni, ma in questo caso possono essere percorse anche entrambe.
- Biforcazione parallela (AND): rappresenta il punto in cui un flusso si suddividere in due alternative che vengono entrambe percorse, dando quindi luogo ad attività da svolgere in parallelo.
Lo stato di un documento o di un’istanza di un form è costituito dalle attività aperte in un determinato momento. Le transizioni di stato corrispondono ai passaggi da un’attività all’altra.
E’ possibile definire le regole che stabiliscono quando un’attività è completata, scegliendo fra le seguenti possibilità:
- Tutti gli utenti coinvolti nell’attività hanno dato il visto
- Almeno un utente coinvolto nell’attività ha dato il visto
- E’ trascorsa una determinata quantità di tempo da quando l’attività è iniziata
- L’esecuzione di uno script VB.NET ha restituito il valore True
L’ultima possibilità è particolarmente interessante in quanto consente di definire la condizione di chiusura in modo molto flessibile, eventualmente condizionandola alla conclusione di uno o più flussi differenti (ad es. la chiusura di una Non Conformità) oppure alla ricezione di dati da altri sistemi.
Alle attività è possibile associare azioni da compiere all’inizio e al completamento, scegliendo una o entrambe le seguenti possibilità:
- Invio di una e-mail, di cui è possibile definire destinatari, oggetto e testo
- Esecuzione di uno script VB.NET
Quest’ultima possibilità consente ad esempio di aggiornare altri flussi o di trasmettere informazioni ad altri sistemi. Sull’ultima attività può essere utilizzata per pubblicare automaticamente il documenti. Si veda a questo proposito questo frammento di codice.
Abilitazione dell’utente alla modifica dei dati nei file/form in base allo stato del workflow
Nelle categorie con workflow di tipo BPM esistono regole specifiche sulla possibilità o meno per l’utente di apportare modifiche sul file/form.
Tali regole dipendono dalle attività alla quale l’utente è abilitato, ai ruoli impostati sui vari campi e allo stato delle attività stesse (aperta/chiusa).
I ruoli su un campo si impostano in RuoliAbilitati nelle proprietà del campo specifico del form:
Per le categorie di tipo File, un utente può modificare il file, cliccando sul pulsante Scrivi, se è assegnato ad almeno un’attività che non è ancora stata completata. In caso contrario, il pulsante Scrivi risulta disabilitato.
Per le categorie di tipo Form, un utente può modificare il contenuto di un campo, cliccando sul pulsante Modifica dati form:
- se è assegnato ad una o più attività del workflow,
- se uno o più dei ruoli corrispondenti alle attività cui l’utente è assegnato, compaiono fra quelli abilitati alla modifica del campo,
- se le attività, cui l’utente è assegnato, non sono ancora state completate.
NOTA: se su un campo specifico del form è stato abilitato il flag Modifica dopo workflow, il campo in questione sarà sempre modificabile a prescindere dai ruoli abilitati, dalla chiusura dell’attività o dalla pubblicazione del documento.
