Il servizio Aggiornamento indice mantiene aggiornato l’indice di documenti e registrazioni, che consente di effettuare ricerche con tempi di risposta rapidissimi, e di avere le attività in attesa costantemente aggiornate.
Il servizio viene eseguito con la frequenza specificata nel campo Aggiornamento ogni […] minuti , ed effettua l’indicizzazione di documenti e registrazioni modificate dall’ultimo aggiornamento, e dei loro eventuali file collegati.
Alternativamente, nelle caselle solo alle ore è possibile specificare quattro orari fissi per l’esecuzione dell’aggiornamento indice.
L’indicizzazione può inoltre essere disabilitata inserendo nel campo il valore 0 (scelta non consigliata).
E’ possibile limitare il numero di documenti indicizzato ad ogni esecuzione, utilizzando il campo Massimo n. di documenti da indicizzare ad ogni esecuzione: questo consente di riservare tempo anche per le altre attività svolte da QualiWare Server Daemon, anche in caso di prima indicizzazione o di ricostruzione dell’indice, quando il numero di documenti da indicizzare può essere molto elevato.
L’attività di aggiornamento indice è comunque incrementale, e comporta quindi un basso dispendio di risorse da parte del Server.
Nel campo Database, tramite l’apposito menu a tendina, è inoltre possibile selezionare il database oggetto dell’indicizzazione. Tale funzionalità risulta utile nel caso di ambienti multi-database.
L’indicizzazione viene effettuata anche sui files in formato Word, Excel, PDF, TXT, MSG ed EML, senza la necessità di attivare l’apposito servizio Windows Search sul server.
È anche possibile indicizzare i files contenuti in cartelle esterne, che possono essere inserite e modificate attraverso gli appositi pulsanti. Per ogni cartella è possibile definire gli utenti o gli enti che potranno visualizzare i files stessi nelle ricerche.
Dal momento che l’attività di indicizzazione a volte può risultare onerosa in termini di carico di lavoro per il server, è possibile specificare un intervallo di tempo minimo in minuti fra un’indicizzazione nel campo Tempo minimo fra due indicizzazioni dei file esterni.
L’indice è costituito dalle tabelle del server INDEXDOC, INDEXDOC_FILE e INDEXDOC_ACTIVITIES:
- INDEXDOC contiene, per ogni documento o registrazione, il testo contenuto nei vari campi delle tabelle ad essa afferenti, nonché il testo contenuto nell’eventuale file collegato;
- INDEXDOC_FILE contiene il testo contenuto nei files collegati al documento o registrazione principale;
- INDEXDOC_ACTIVITIES contiene i codici degli utenti che hanno visibilità sul documento o registrazione, e le eventuali attività a loro carico.
Queste tabelle consentono elevate prestazioni nelle funzionalità di ricerca di testi e di visualizzazione delle attività in attesa a carico degli utenti. Se si utilizza un database Microsoft SQL Server, per avere le massime prestazioni è necessario installare il componente Full-text and Semantic Extractions for Search, come spiegato qui.
Da questa maschera premendo il tasto Esegui indicizzazione è possibile eseguire l’aggiornamento dell’indice per ogni database configurato, che può essere scelto dall’apposita tendina.
Per il database stesso, è possibile forzare una ricostruzione completa dell’indice premendo il pulsante Ricostruisci indice. La ricostruzione stessa verrà effettuata dal servizio applicativo e potrebbe richiedere molto tempo, durante il quale QualiWare sarà regolarmente utilizzabile ma le ricerche potrebbero fornire risultati parziali.
Attraverso il pulsante Forza indicizzazione documenti mancanti, sempre per il database selezionato, è possibile indicizzare eventuali documenti non presenti nell’indice. Questa funzione può essere utilizzata ad esempio a seguito di un’importazione o di un aggiornamento effettuati con strumenti esterni a QualiWare.