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La scheda Indicatori di qualità del processo consente di definire i criteri della valutazione del processo, che possono essere impostati utilizzando una query specificata oppure immettendo il valore manualmente.
Si accede alla scheda Indicatori di qualità del processo attraverso il pulsante Gestione indicatori presente sia nella scheda Definizione processi sia nella sezione Monitoraggio della scheda Anagrafica del processo.
La scheda presenta un’area dedicata all’elenco degli indicatori del processo ed un’area dedicata ai campi di registrazione per la valutazione.
Inserire un indicatore
Per aggiungere un nuovo indicatore nell’elenco cliccare il pulsante Aggiungi presente nella toolbar della scheda. Il sistema aggiunge un nuovo record nella tabella di elenco, dove poter compilare i campi identificativi dell’indicatore:
- Codice, indentifica il codice di registrazione dell’indicatore;
- Descrizione, definisce l’indicatore;
- Obb. Min, specifica l’obbiettivo minimo definito per l’indicatore;
- Obb. Max, specifica l’obbiettivo massimo definito per l’indicatore;
- Dashboard, flag che consente di riportare e rappresentare l’indicatore nel report dashboard (vedi paragrafo Dashboard).
Il flag Mostra solo indicatori attivi disponibile in fondo alla tabella consente di filtrare l’elenco escludendo tutti gli indicatori non più validi.
Nota
Le sezioni sottostanti all’area di elenco si riferiscono all’indicatore selezionato: il sistema consente di definire registrazioni diverse per ogni indicatore.
Configurazione della valutazione
I campi che consentono di definire i parametri di valutazione dell’indicatore sono:
- Criteri di valutazione, area di testo libero dove poter descrivere i criteri utilizzati per la valutazione dell’indicatore;
- Valutatore, campo a tendina che consente di selezionare il Responsabile della valutazione dell’indicatore. In questo caso l’utente deve disporre dell’abilitazione al ruolo di Valutatore indicatori di processo in PR – Processo aziendale, che è possibile nella sezione Abilitazioni della scheda Utenti e abilitazioni;
- Tendenza, campo a tendina che consente di definire il tipo di tendenza dell’indicatore, utile per rappresentare graficamente sul report Dashboard l’andamento dell’indicatore:
- Migliora quando cresce;
- Migliora quando diminuisce;
- Deve rimanere stabile;
- Frequenza della valutazione (giorni), indica l’intervallo in giorni di quando va eseguita la valutazione. Il sistema utilizza la frequenza considerando la data dell’ultima valutazione e le scadenze appaiono nelle Attività in attesa del Valutatore dell’indicatore e del Responsabile del processo;
- Inizio validità e Fine validità, campi data che consentono di definire un periodo di tempo definito nel quale utilizzare l’indicatore. Il sistema consente di non registrare la Fine validità, lasciandola aperta finché necessaria;
- Query, permette d’inserire la query da utilizzare per la determinazione del valore del parametro. La query può essere progettata utilizzando l’utilità Query Designer e dev’essere costruita in modo da restituire un singolo valore, può anche riferirsi a diversi database da quello del programma, nonché contenere parametri;
Valutazione automatica
La sezione Valutazione automatica consente al sistema di calcolare in automatico il valore dell’indicatore in relazione ai parametri definiti ed una specifica query di calcolo. I campi d’attivazione e di definizione dei parametri sono:
- Valutazione automatica, flag che consente d’attivare la funzione;
- Invia una mail al valutatore, flag che consente l’invio di un’email specifica al Valutatore ad operazione eseguita;
- Invia una mail al Resp. del processo, flag che consente l’invio di un’email specifica al Responsabile di processo ad operazione eseguita;
- Allega grafico, flag che consente d’allegare alla mail il report in formato PDF comprensivo dell’andamento grafico della valutazione.
Valutazione manuale
La sezione Valutazioni consente di visualizzarne l’elenco delle valutazioni comprensivo dei dettagli e permette d’inserire in maniera manuale i dati delle stesse.
Sotto alla tabella d’elenco delle valutazioni sono disponibili i pulsanti per la loro gestione:
- Aggiungi ( + ), consente di registrare una nuova valutazione;
- Conferma ( v ), consente di salvare la registrazione aggiunta o modificata;
- Elimina ( x ), consente cancellare la valutazione selezionata nell’elenco;
- Annulla, consente di non salvare la registrazione non ancora confermata.
I campi delle valutazioni riportati nell’elenco sono:
- Data, indica il giorno di registrazione della valutazione;
- Valore, consente di riportare il dato registrato della valutazione;
- Obb. min, indica il valore obbiettivo minimo ripreso in automatico dal sistema;
- Obb. max, indica il valore obbiettivo massimo ripreso in automatico dal sistema;
- Periodo Da / A, indicano le date che circoscrivono il periodo di valutazione.
Per ogni valutazione registrata è disponibile il campo delle Note del valutatore, dov’e possibile inserire i commenti alla valutazione.
Il pulsante Calcolo del valore esegue la query definita nella sezione Configurazione della valutazione ed il valore risultante dal calcolo viene inserito in automatico dal sistema nella tabella assieme alla data. Inoltre, se nel calcolo tramite query vengono riportate le date di inizio e fine periodo valutazione (secondo e terzo campo), anche queste vengono inserite in automatico dal sistema nelle colonne dedicate della tabella d’elenco.
Il campo Valutatore consente di scegliere l’utente valutatore al quale affidare la gestione dei valori per ogni singolo indicatore del processo.
Inserimento valori indicatori
Per gli utenti che hanno il ruolo di Valutatore è disponibile la scheda Inserimento valori indicatori, che consente di gestire la registrazione manuale dei valori. Si accede alla scheda Inserimento valori indicatori attraverso il modulo QW-10 Questionari, indicatori (KPI), dashboard designer .
In questa scheda si può scegliere un indicatore tra quelli associati al proprio ruolo di Valutatore, oppure appartenenti a processi associati al proprio ente d’appartenenza, per successivamente procedere con la gestione manuale dei valori.
Report
La scheda Indicatori di qualità del processo ha a disposizione due funzioni di estrapolazione dei report relativi agli indicatori del processo: la Stampa e la Dashboard.
Stampa
Il pulsante Stampa consente d’estrapolare un documento contenente il grafico e le valutazioni registrate dell’indicatore. Se il processo prevede un solo indicatore il sistema visualizza immediatamente a video il documento, diversamente, se il processo è costituito da più indicatori il sistema propone di scegliere se:
- Stampare il grafico dell’indicatore selezionato;
- Stampare tutti gli indicatori del processo.
Una volta riprodotto il documento, contenente massimo le ultime 16 valutazioni registrate per indicatore, può essere stampato ed esportato in base alle proprie esigenze.
Esempio di stampa dei Grafici degli indicatori del processo
Dashboard
Il pulsante Dashboard consente d’ottenere un report contenente i soli indicatori che nella tabella della scheda hanno selezionato il flag Dashboard. Il sistema mostra una scheda nella quale si possono definire i filtri per l’estrapolazione dei dati:
- Includi valutazione dal / Al, permettono di circoscrivere il periodo d’analisi;
- Processo, permette di selezionare il tipo di processo da estrapolare;
- Titolo, permette di personalizzare il titolo del documento;
Ulteriori campi di filtro che consentono di delimitare l’estrapolazione sono:
- Lista codici processo da inserire;
- Lista codici indicatore da inserire;
- Seleziona processi che hanno nella descrizione del testo;
- Seleziona indicatori che hanno nella descrizione del testo.
Se non interessa restringere ulteriormente la ricerca dei dati è sufficiente lasciare il simbolo asterisco (*) che il sistema propone in automatico.
Il documento presenta una prima pagina riportante una sintesi globale e per ogni indicatore, mentre nelle pagine successive vengono mostrati i grafici d’approfondimento di ogni indicatore e le relative valutazioni registrate. Come per ogni report, il sistema consente di poterlo stampare ed esportare in base alle proprie necessità.
 Esempio di stampa della Dashboard, Pagina di sintesi globale |
 Esempio di stampa della Dashboard, Pagina grafico delle valutazioni dell’indicatore |
 Esempio di stampa della Dashboard, Pagina tabella delle valutazioni dell’indicatore |