Dalla versione 2020.06+ è disponibile la nuova funzione di condivisione dei documenti archiviati in QualiWare, che consente di creare rapidamente link da inviare anche ad utenti non censiti nel sistema affinché possano visualizzare e scaricare i file senza necessità di autenticarsi.
I link sono creati da una chiave unica casuale, che permette di visualizzare i documenti solo agli utenti che ricevono il link. Si può definire anche una data di scadenza del link, come anche cessare la sua condivisione.
I link possono essere inviati via e-mail, WhatsApp, Facebook, Messenger e Linkedin. La condivisione sui social sono rappresentati con l’anteprima, esattamente come accade per qualsiasi link a siti web o articoli blog, rendendo la condivisione più intuitiva e gradevole.
Il programma richiama direttamente l’applicazione WhatsApp se è installata, anche su PC con Windows.
Per condividere un documento o una registrazione selezionare il tab Collaborazione nella toolbar del menu principale e premere Condividi.
Appare una scheda dove col comando Crea link si genera un link di condivisione, al quale link si può impostare una scadenza.
Il link creato lo si può copiare negli appunti o condividere attraverso una mail oppure tramite WhatsApp. Sempre da questa scheda si può cessare la condivisione.
Chi riceve il link può visualizzare la scheda di anteprima del documento
Nella condivisione si può definire l’apertura del documento in una posizionare specifica: utilizzando nella scheda di creazione del link i campi Vai a pagina e Vai a testo il documento viene aperto rispettivamente ad una pagina specifica o in corrispondenza di un testo definito.
Se è selezionata Visualizza PDF, l’anteprima del documento viene proposta in formato PDF del browser. Se il documento originale non è in formato PDF, l’utente che lo riceve non lo può scaricare.
Note
Si può disabilitare la funzione di condivisione per tutti gli utenti tramite l’opzione Consenti condivisione dei documenti attraverso la Console di Amministrazione nella voce Impostazioni generali;
In caso di condivisione di un documento, il link riporta sempre alla versione più recente anche se questa non è pubblicata;
La scheda Distribuzione nella scheda Gestione Documenti, il comportamento del pulsante Condividi è leggermente diverso: consente di reperire il link di condivisione per il destinatario selezionato nella lista di distribuzione, per consentire a quest’ultimo di accedere al documento senza inserire utente e password.
L’apertura di un file in anteprima da dispositivo mobile (Android o iOS) può richiedere tempi anche molto lunghi, in particolare quando si mettono a disposizione file PDF di dimensioni elevate e contenenti molte immagini. In questi casi, il problema si risolve selezionando in Console di amministrazione l’opzione Sì in “Anteprima Documenti > Su Android e iOS, scarica il file anziché usare la scheda di anteprima.
IMPORTANTE
Prerequisito per il funzionamento di questa funzione è l’abilitazione dell’Autenticazione anonima nella configurazione IIS del server su cui è installato QualiWare.