Gestione accessi

Introduzione

La funzione di Gestione accessi (QW-ACC) permette di controllare e registrare in modo centralizzato l’ingresso e l’uscita sia del personale interno (dipendenti) sia dei visitatori esterni (ospiti).
L’obiettivo è garantire la tracciabilità degli accessi, migliorare la sicurezza aziendale e semplificare le procedure di registrazione.

Percorso di accesso:
Pannello di controllo → Gestione accessi → Registrazione accessi

 

Registrazione ingressi – Dipendenti

Per registrare l’ingresso di un dipendente, la maschera prevede:

• Cognome e Nome → campo obbligatorio.
• Matricola → compilabile manualmente o tramite lettore barcode.
  • Se il flag VisualizzaCampoMatricola è attivo, il sistema compila automaticamente anche il campo Cognome e Nome.
• Data e Ora → assegnati in automatico dal sistema.
• Disclaimer → testo informativo che il dipendente deve leggere e accettare.
• Firma e Foto → se la funzione è attiva, il sistema richiede l’acquisizione di una foto oltre alla firma grafometrica obbligatoria.

Una volta completati i campi, scattata la foto (se abilitata) e apposta la firma, il sistema conferma automaticamente l’avvenuta registrazione con un messaggio a video e il documento viene salvato nella categoria documentale Registrazioni Accessi (GRA), allegando foto, firma, badge (se presente) e dichiarazioni.

 

Registrazione ingressi – Ospiti

Per registrare l’ingresso di un ospite, la maschera prevede:

• Cognome e Nome → campo obbligatorio.
• Azienda di provenienza → compilato manualmente o valorizzato in automatico da anagrafiche già presenti.
• Referente interno → selezionabile da elenco a tendina (se previsto).
• Data e Ora → assegnati in automatico dal sistema.
• Flag privacy → l’ospite deve confermare di aver preso visione dell’informativa.
• Firma e Foto → se la funzione è attiva, il sistema acquisisce la firma grafometrica e la foto.

Come per la registrazione dei dipendenti, una volta completati i campi, scattata la foto (se abilitata) e apposta la firma, il sistema conferma automaticamente l’avvenuta registrazione con un messaggio a video e il documento viene salvato nella categoria documentale Registrazioni Accessi (GRA), allegando foto, firma, badge (se presente) e dichiarazioni.

Nota: È possibile stampare un badge temporaneo per gli ospiti, valido esclusivamente per la durata della visita.

 

Registrazione uscite

Per registrare l’uscita è sufficiente:

• inserire le prime lettere del proprio nominativo (almeno tre caratteri che compongono l’inizio del nominativo);
• premere il tasto TAB o INVIO: nella griglia sottostante comparirà la riga con il proprio nominativo;
  cliccare sul pulsante Conferma.

Cliccando su Conferma, il sistema registra l’orario di uscita, svuota la griglia e chiude automaticamente la finestra, riportando l’utente alla maschera principale Ingresso – Uscita.

Nota: Nella categoria Registrazione Accessi è presente un automatismo che, dopo una certa ora, registra in automatico l’uscita anche se non è stata inserita manualmente.

 

Badge

Durante la registrazione è possibile associare un badge al dipendente o all’ospite.

Il sistema presenta:

• Codice badge → campo che consente di inserire manualmente il codice oppure acquisirlo tramite dispositivo di lettura collegato.
• Stampa badge → pulsante che permette di generare e stampare un badge da associare all’utente registrato.

Nota: In caso di badge non riconosciuto, il sistema mostra un messaggio di errore e non consente di completare la registrazione.

 

Dichiarazioni e report

Riepilogo accessi

Il sistema consente di visualizzare l’elenco degli accessi registrati in giornata.
Sono disponibili due viste distinte:

• Dipendenti → vengono riportati nominativo, matricola, orario di ingresso e di uscita.
• Ospiti → vengono riportati nome, azienda di provenienza, referente interno, orari di ingresso e uscita.

 

Promemoria elenco ospiti

La funzione di promemoria elenco ospiti consente di avere un riepilogo immediato delle persone esterne ancora presenti in azienda.
La maschera riporta i dati principali inseriti in fase di registrazione:

• nome e cognome dell’ospite;
• azienda di provenienza;
• referente interno;
• orario di ingresso.

Questa vista è utile per:

• verificare rapidamente chi è ancora all’interno della struttura;
• supportare i controlli di sicurezza e reception;
• disporre di un elenco aggiornato in caso di emergenza o evacuazione.

 

Generazione report elenco ospiti

La funzione di Generazione report elenco ospiti permette di ottenere un documento riepilogativo delle presenze esterne registrate nel sistema.

I campi della maschera sono:

• Dal / Al → periodo temporale per il quale si desidera realizzare il report di elenco degli ospiti.
• Mostra solo ospiti ancora all’interno → flag per circoscrivere il report agli ospiti non ancora usciti.
• Mostra tutti gli ingressi → flag che consente di circoscrivere il report agli ingressi relativi a una specifica area dell’azienda (es. magazzino, produzione, ecc).
• Genera report → pulsante per confermare la realizzazione del report considerando le impostazioni definite sopra.

Il report costituisce uno strumento di controllo utile per:

• archiviare lo storico delle visite;
• disporre di un registro ufficiale consultabile in caso di verifiche interne o ispettive;
• facilitare i controlli periodici da parte di reception e sicurezza.