Introduzione
La scheda Progressivi delle numerazioni consente di gestire e variare la sequenza delle numerazioni dei documenti creati nelle diverse schede (Accettazione, Collaudo, Spedizione, Segnalazioni di Collaudo, Moduli Gestione Non Conformità, Movimenti degli strumenti, Commesse, ecc.), oltre che nelle Categorie documentali che hanno il flag Usa numerazione progressiva ANNO/NUMERO selezionato nella scheda Configurazione gestione della documentazione.
Scheda Progressivi delle numerazioni con i campi principali per la gestione delle sequenze numeriche dei documenti.
Funzionalità
Generazione automatica del numero progressivo
Il sistema provvede in autonomia ad aggiornare la numerazione a ogni nuova registrazione e ogni nuova compilazione di un documento, il numero progressivo cresce automaticamente di uno.
Controllo e correzione della numerazione
La scheda consente di mantenere coerenza anche in caso di errori o eliminazioni di documenti.
- È possibile verificare i numeri progressivi già utilizzati.
- Se un documento viene eliminato, il sistema conserva comunque memoria nei Progressivi delle numerazioni.
- Qualora serva, è possibile riportare indietro il progressivo per riallineare eventuali incongruenze.
Modifica manuale
In alcune circostanze l’utente può intervenire direttamente sul valore numerico.
- I comandi Annulla ed Elimina cancellano definitivamente un documento senza riportare indietro il numero progressivo.
- È possibile modificare manualmente il valore.
- Le frecce Up e Down consentono di incrementare o diminuire la numerazione.
Gestione annuale
La scheda gestisce automaticamente l’anno di riferimento, con possibilità di reset annuale.
- Nel campo Anno in corso è visualizzato l’anno corrente.
- All’inizio di un nuovo anno è necessario premere il pulsante Nuovo anno per riportare i progressivi a 1.
Categorie documentali con flag attivo
L’uso della numerazione progressiva si estende anche alle categorie documentali configurate con apposita opzione.
Se nella scheda Configurazione gestione della documentazione è selezionato il flag Usa numerazione progressiva ANNO/NUMERO, la numerazione viene applicata anche ai documenti di quella categoria.
Scheda di configurazione di una categoria documentale con evidenziato il flag Usa numerazione progressiva anno/numero.
Audit Trail
Il comando Audit Trail consente la tracciabilità completa delle operazioni svolte sulla numerazione: registra in modo dettagliato tutte le modifiche, gli accessi e le attività eseguite sui singoli record o documenti.
→ Per ulteriori dettagli, consulta i contenuti relativi all’Audit Trail.
Note finali
- Le modifiche ai numeratori diventano attive immediatamente.
- L’uso improprio dei comandi Annulla ed Elimina può causare incongruenze nelle sequenze numeriche.
- È consigliato utilizzare l’Audit Trail per verificare la correttezza delle modifiche effettuate.