La funzionalità descritta in questa pagina è presente solo su piattaforma Client/Server. Per la piattaforma Web questa funzionalità non è presente.
Per distribuire più documenti contemporaneamente, effettuando una cosiddetta distribuzione multipla, seguire il procedimento:
- Dalla scheda di redazione (raggiungibile ad esempio, facendo doppio click sul file interessato, nell’albero della documentazione), prima di passare alla scheda di Distribuzione, spuntare la casella “Usa scheda distribuzione multipla”. Accanto ad essa comparirà un’altra opzione: “Includi doc. coll.”. Spuntando tale casella il programma distribuirà automaticamente anche i documenti collegati al documento oggetto della distribuzione.
- Premendo la linguetta “Distribuzione”, si genererà una scheda particolare, diversa da quella ordinaria, perchè destinata, appunto, a contenere più di un documento da distribuire.
- Prima di scegliere i destinatari, continuare ad inserire gli altri documenti da inviare, dalle rispettive schede di redazione: selezionare ciascun documento dalla scheda di redazione (che può essere la stessa oppure una diversa) e cliccare sulla linguetta “Distribuzione”.
- Il programma chiederà:
- Confermare: il documento selezionato verrà aggiunto alla scheda di distribuzione multipla.
- Proseguire così per tutti i documenti da inviare contemporaneamente.
- Infine, procedere con la selezione dei destinatari e delle modalità di invio. Fra le modalità di invio, solamente in questo caso, cioè per una distribuzione multipla, la selezione della voce “Invia documento” attiva il flag “Comprimi files” che se spuntato, comporta l’inserimento dei documenti distribuiti in un unico file ZIP.
- E’ possibile personalizzare il messaggio di distribuzione, dalla finestra di Configurazione Gestione Documenti.
Quando si ridistribuisce un documento, il programma conserva traccia della distribuzione precedente, memorizzandone la data nelle note della lista di distribuzione.
Funzioni particolari: creazione master cd-rom e pubblicazione su WEB
Solo nel caso della distribuzione multipla, fra le modalità di invio, si aggiungono due funzioni particolari:
- crea Master CD-ROM
- Pubblica su web
- Nel caso di creazione di CD-ROM, è necessario specificare uno e un solo destinatario.
- Nel caso di pubblicazione sul Web, non è necessario specificare alcun destinatario in quanto il sistema ne crea uno automaticamente denominato ”Utente WEB”.
L’effetto è praticamente identico a quello di una distribuzione, nel senso che vengono copiati i files (eventualmente personalizzati) in una cartella specificata dall’utente, e viene creata una pagina di indice.
Spuntando una delle due suddette caselle, alla pressione del tasto “Distribuisci” si apre la seguente scheda:
E’ possibile specificare la cartella di destinazione, il nome della pagina HTML di indice, il fatto che i documenti debbano essere distribuiti come PDF e il tipo di modifica (personalizzazione), che può essere Nessuna, nel qual caso viene utilizzato il documento pubblicato originale, oppure con Indicazione distribuzione oppure Indicazione distribuzione e nome destinatario.
N.B. Se viene selezionata l’opzione “Distribuisci documenti in formato PDF se disponibile” e non esiste una versione PDF di quel documento, il programma invia il documento nel formato originale.
E’ possibile selezionare tale opzione anche nella versione WEB.