Le Fasi di workflow sono le varie fasi d’intervento sui documenti definite per ogni categoria documentale. Per ogni fase si possono abilitare diversi utenti coinvolti nel processo documentale, abilitazioni possibili nella scheda Definizione di utenti e abilitazioni su documenti.
Per accedere alla gestione delle fasi cliccare il pulsante Definizione Fasi di Workflow presente nella scheda Configurazione gestione documenti.
I campi della scheda di gestione delle fasi si divide in due aree:
- Elenco delle fasi, posta a sinistra dove vengono elencate le fasi definite;
- Descrizione ed impostazioni della fase, posta a destra della scheda dove si definiscono:
- Descrizione;
- Messaggi;
- Condizioni di presenza;
- Abilitazioni di sola lettura.
Elenco delle fasi
QualiWare consente definire in autonomia quali siano le fasi della gestione documentale, sia nel numero sia nella sequenza.
I campi che definiscono le fasi in elenco sono:
- Codice, codice identificativo della fase (si suggerisce d’utilizzare una codifica intuitiva);
- Seq. (Sequenza), numerazione progressiva della fase che determina l’ordine rispetto alle altre in elenco (si suggerisce di lasciare dei “numeri” disponibili tra una fase e l’altra, per consentire eventuali aggiunte di altre fasi nel workflow);
- Descrizione, nome/definizione sintetica della fase.
La prima fase è sempre quella di Redazione, la quale non può essere eliminata. Ad essa QualiWare consente di poter aggiungerne delle ulteriori fasi utilizzando i comandi:
- Aggiungi ( + ), consente d’inserire una nuova fase;
- Conferma ( v ), consente di avvallare l’aggiunta di una fase in elenco;
- Cancella ( x ), consente d’eliminare una fase presente in elenco;
- Annulla, consente di non salvare eventuali modifiche apportate all’elenco.
Descrizione ed impostazioni della fase
Per ogni fase QualiWare consente di descrive e impostare la messaggistica di ogni singola fase con i campi:
- Descrizione della fase, testo libero dove riportare una descrizione più dettagliata della singola fase, specificando eventuali motivazioni o funzioni;
- Oggetto del messaggio, consente di riportare il titolo del messaggio che QualiWare invia in automatico agli utenti abilitati alla fase, così da informati sullo stato del documento e per coinvolgerli;
- Testo del messaggio, testo libero dove scrivere quanto dev’essere riportato nei messaggi d’avviso agli utenti abilitati sullo stato del documento.
Nei messaggi inviati in automatico è possibile inserire valori presenti nei campi del database: inserire nel testo del messaggio i nomi dei campi del database che si vuole ne vengano visualizzati i valori, Il criterio da seguire è <%NOMECAMPO%> oppure <%NOMECAMPO FORMATO%>, dove nomecampo è il nome del campo e formato è il formato nel caso di campi numerici (per esempio <%NUMBER1 999,999.99%>).
In tutte le fasi tranne che per quella di Redazione ci sono ulteriori due campi:
- Condizione di presenza della fase, consente d’inserire delle condizioni di presenza scritte in linguaggio dBL, ad esempio può essere necessario sottoporre a verifica solamente i documenti di progetto riguardanti un determinato cliente o solo i documenti d’offerta con un importo totale superiore ad una certa cifra, ecc.
Nell’esempio riportato di seguito, nella categoria documentale si è introdotta una condizione specifica affinché si presenti una fase aggiuntiva nel workflow quando un documento è definito come “Progetto critico“, l’approvazione della DG:
fields[“CUSTOM1″].value=”Progetto critico”
- Consenti solo annotazioni sul documento, flag che consente d’inibire la fase nella modifica del documento. Coloro che intervengono in questa fase con il flag selezionato, possono solo inserire delle annotazioni ma non modificare il documento.
Definizione delle fasi di workflow mediante interfaccia grafica (Workflow Designer)
Premendo il pulsante Workflow Designer nella scheda Configurazione gestione documenti, si apre un’interfaccia grafica denominata Workflow Designer che consente di disegnare le fasi in modo grafico. Questa è una funzione alternativa a quella tradizionale e permette d’inserirne di nuove, d’eliminarne e d’impostare condizioni di presenza.