Checklist

Dalla versione 2019.02 QualiWare mette a disposizione la Gestione delle checklist estremamente flessibile, che per la compilazione consente di utilizzare dispositivi portatili, quali smartphone e tablet, con sistemi operativi Android o iOS ed anche con la possibilità di funzionare senza connessione internet.

 

Configurazione della categoria alle checklist

Ogni tipologia di checklist è rappresentata da una categoria documentale, il cui template può essere ricevuto dal Customer Service di QualiWare. Affinché la categoria documentale sia soggetta alle funzionalità descritte di seguito, è necessario che, in fase di installazione della relativa categoria, il codice scelto per essa abbia i caratteri _CL come iniziali.

NOTA: Dalla versione 2023.00.04, è possibile reperire i modelli di configurazione delle categorie per checklist nelle categorie nascoste codice “_CLXXMOD” e “_CLXXEST” rispettivamente per checklist destinate ad utenti interni e ad utenti esterni (fornitori, vedere nel seguito).

Il workflow della categoria deve essere di tipo BPM ed è modificabile, ma la fase Compilazione checklist, che ha il codice C, non deve essere eliminata.

Il form della categoria può essere modificato per apportare personalizzazione, ma è necessario non modificare le colonne della griglia già presenti, nè modificare i campi relativi alla firma. Nel caso si volesse aggiungere altre colonne, non usare il campo NUMBER10.
Nel caso si volesse aggiungere altre griglie, la proprietà “CampoFiltro” di tutte (compresa quella delle domande) deve obbligatoriamente essere NUMBER10. La proprietà “ValoreCampoFiltro” per la griglia delle domande deve essere settata a 0 (zero), mentre quella di ciascuna nuova griglia deve avere un valore necessariamente diverso da esso. Il campo NUMBER10 ed il suo valore sono infatti i discriminanti che distinguono una griglia dall’altra. Per maggiori informazioni, vedere la relativa pagina della guida.

 

Pianificazione di una checklist

Una volta completata la creazione dell’apposita categoria documentale, è possibile passare a definire una o più checklist. Cliccando sul tasto Nuovo o sul tasto Scrivi della toolbar, si aprirà il form in cui è possibile personalizzare la checklist in questione. La fase di worfklow iniziale è detta “Pianificazione”, e consiste quindi nella creazione di una lista di domande/attività e nell’assegnazione di essa ad uno o più utenti.

Creazione

La griglia visibile al centro permette di inserire le domande/attività della checklist.

Oltre al testo, per ogni riga è possibile impostare:

• Tipo di risposta – può essere:
  • Numerico (da 0 fino a 4 cifre decimali)
  • Testo a singola riga
  • Testo multiriga
  • Opzione a scelta singola con tendina
  • Opzione a scelta singola con “radiobutton”
  • Opzione multipla
  • Spunta
  • Data
  • Ora
  • Intestazione (no risposta) – vedere relativo paragrafo
• Opzioni di risposta – lista limitata di risposte che l’utente può dare. Per creare una lista è necessario scrivere le opzioni in singola riga, separate dal carattere ; (semicolon)
• Facoltativo
• Abilita note – abilita il campo note della domanda
• Abilita foto – abilita la possibilità di scattare e allegare foto alla domanda. In caso di compilazione effettuata da browser desktop, è possibile allegare files, piuttosto che foto
• Foto obbligatorie – rende obbligatorio allegare foto/files alla domanda
• Info – in questo campo è possibile scrivere note utili per il compilatore

È inoltre possibile, per ciascuna domanda, fare in modo che la sua visibilità sia limitata in base alla risposta data ad un’altra domanda (che fa quindi da “discriminante”). Le impostazioni da utilizzare sono quelle rappresentate dalle seguenti colonne:

• Visualizza se risposta a domanda n. – qui bisogna indicare il numero (ID) della domanda discriminante
• è – indicare l’operatore di confronto con i valori specificati nella colonna a/di
• a/di – indicare le possibili risposte date alla domanda discriminante. Nel caso la domanda discriminante abbia una risposta di tipo Spunta, si dovrà inserire il valore Ok. Se l’operatore inserito nella colonna precedente è uno fra, i valori vanno separati da ; (semicolon) o , (comma)

Cliccando sul tasto Anteprima, è possibile visualizzare la checklist come sarà vista al momento della compilazione. Il tasto Apri report consente di visualizzare il report delle risposte date al momento. Ovviamente, se la checklist non è ancora passata in fase di compilazione, o se non è stata ancora aperta dal compilatore, le risposte risulteranno vuote.

Dividere la checklist in sezioni

È possibile dividere le domande in più sezioni separate da opportuni titoli. Per far ciò, basterà creare una o più “domande” di tipo Intestazione (no risposta). In tal modo, in fase di compilazione, esse appariranno come titoli. Inoltre, se è stato spuntato il flag Sezioni collassabili, tutte le domande comprese tra due intestazioni verranno rese collassabili sotto la prima delle due. Nell’esempio mostrato di seguito, sono state inserite 11 domande/attività: la prima e la nona, chiamate rispettvamente “Controlli” e “Statistiche”, sono intestazioni.

Assegnazione

Una volta terminata la definizione, la checklist può essere assegnata ad uno o più utenti tramite l’apposita lista presente nella parte inferiore della scheda. Gli utenti selezionabili sono esclusivamente quelli che, all’interno del workflow, sono stati marcati come “assegabili” nella fase di “Compilazione”. Nel caso alla suddetta fase siano stati assegnati uno o più enti, le persone relative ad esse compariranno come utenti assegnabili alla checklist. Al momento del salvataggio del form ed al completamento dell’attività di Pianificazione nel workflow, essi verranno automaticamente inseriti nella fase di Workflow “Compilazione checklist”, con l’indicazione della data entro la quale la compilazione dovrà essere effettuata, specificabile sempre nel form.

Una checklist può essere assegnata a più di un utente, ma, in ogni caso, solo una compilazione verrà considerata. La fase di “Compilazione” infatti verrà automaticamente terminata quando un utente avrà inviato al server la checklist completata, come specificato nel paragrafo successivo.

Supporto multilingua

Dalla release 2023.01.02 è possibile tradurre in inglese o in un’altra lingua il form di creazione delle check-list. E’ necessario mantenere gli stessi campi presenti nella versione italiana, con l’unico vincolo relativo alla tendina della colonna del tipo di risposta, le cui voci devono avere, nei primi due caratteri, la numerazione riportata nell’immagine seguente.

Compilazione di una checklist

Una volta terminata la pianificazione di una lista di domande/attività, basterà cliccare sull’apposito pulsante di “approvazione” nella toolbar della categoria documentale. Di base, il pulsante è un icona verde etichettata come Visto: ok. Il click su questo tasto conclude l’attività di “Pianificazione”.

Su app e browser mobile

Per garantire che le checklist possano essere compilate anche senza connessione internet, l’app necessita di una funzionalità di sincronizzazione con il server.

Una volta affettuato l’accesso all’app, basta cliccare sull’apposito pulsante per poter visualizzare la lista di checklist da compilare (in questa visualizzazione, il pulsante è l’ultimo in basso a destra).

Subito dopo il click, in presenza di connessione internet, si attiverà automaticamente la sincronizzazione con il server. Ogni volta che si attiva una sincronizzazione:

• vengono scaricate sulla memoria del dispositivo tutte le checklist assegnate ma non ancora terminate
• vengono inviate al server tutte le checklist terminate

In caso di errori nella spedizione delle checklist completate, ne verrà evidenziato il motivo, e sarà anche possibile rimuoverle dalla memoria del dispositivo tramite un apposito pulsante che comparirà nella schermata solo in caso di errore.
Una possibile causa di errore può essere il fatto che una checklist è stata presa in carico e completata da due utenti contemporaneamente. Come detto nel paragrafo precedente, infatti, solo la prima checklist terminata ed inviata al server sarà considerata da QualiWare. In questo caso il secondo utente che sincronizzerà la checklist riceverà un messaggio d’errore riportante anche il nome del collega che ha completato prima di lui. A quel punto potrà richiedere la riapertura della checklist per sovrascrivere i dati spediti dal collega stesso, oppure cancellarla dal dispositivo.

Premendo il tasto Compila checklist, si accederà all’elenco delle checklist in attesa di essere compilate.

Premendo su una di esse, si accederà alla pagina di compilazione.

Da questa pagina sarà possibile inserire le risposte e allegare foto alle domande per le quali è prevista questa possibilità. Le foto potranno essere recuperate dall’archivio presente sul dispositivo o scattate al momento. La compilazione può essere sospesa e poi ripresa in seguito (cliccando su Salva). In tal caso, i dati saranno memorizzati sul dispositivo e, alla successiva riapertura, si ritroveranno quindi le risposte già date e le foto già inserite.

Al termine della compilazione, premendo il tasto Termina verrà presentato un riquadro dove sarà possibile inserire la firma, se questa è stata definita nel form della checklist.

Premendo il tasto Conferma, la checklist verrà salvata come “terminata”. Sarà possibile accedervi nuovamente fino a quando non si effettuerà la sincronizzazione. In quel momento, le risposte inserite saranno inviate al server, e la checklist verrà rimossa dall’elenco presente sul dispositivo. Contestualmente, l’utente riceverà una e-mail con in allegato un file PDF contenente la checklist compilata. Sarà anche completata la fase di workflow di “Compilazione checklist”.

La sincronizzazione per inviare i dati al server va fatta anche in completa presenza di connessione. Non c’è nessuna sincronizzazione automatica.

Utilizzo off-line

L’app di QualiWare è utilizzabile anche in assenza di connessione per quanto riguarda la funzionalità di compilazione delle checklist. Questo è possibile grazie al fatto che le checklist vengono memorizzate localmente al dispositivo, e durante la compilazione non è necessaria alcuna interazione con il server.

Quando si opera in condizioni di connessione scarsa o assente, è consigliabile disattivare completamente la connessione stessa. In tal caso, entrando nell’app, verrà presentato un menu semplificato e con una serie limitata di funzionalità.

Premendo il tasto al centro della schermata, si accederà alla lista delle checklist assegnate, che sarà possibile compilare rimanendo off-line.

Per effettuare la sincronizzazione con il server, sarà necessario effettuare il logout dall’applicazione, riattivare la connessione ed effettuare nuovamente il login.

Nel caso si fosse già fatto accesso alla schermata contenente la lista delle checklist o a quella di compilazione in condizioni di connessione presente, ma successivamente la connessione stessa diventasse instabile o del tutto assente, l’app non presenterà alcun errore e sarà possibile continuare la compilazione, dal momento che le due suddette schermate non necessitano di collegamento al server. Non c’è quindi alcun rischio di perdere informazioni.

Su PC

La checklist è compilabile anche dalla versione desktop premendo il tasto Compila presente sul form di definizione della checklist stessa, nel momento in cui essa si trova nella fase di “Compilazione check-list”. L’interfaccia di compilazione è totalmente simile a quella dell’app/browser mobile.

La compilazione via PC può essere fatta esclusivamente in presenza di connessione internet. Non vi è quindi il sistema di sincronizzazione.

Note su casi particolari

Il sistema di compilazione delle checklist potrebbe creare situazioni indesiderate, nel caso non se ne fosse compreso appieno il funzionamento. Di conseguenza, ecco una lista di avvertimenti riguardanti la compilazione e la sincronizzazione:

1. Una volta scaricata sul dispositivo, una checklist non può più essere modificata cambiando le domande. La successiva sincronizzazione, infatti, si limiterà ad aggiornarne il titolo e la data entro la quale essa dovrà essere compilata (entrambi visualizzati nell’elenco) ma non scaricherà nuovamente le domande stesse. Se si vuole modificare la checklist, è necessario togliere l’assegnazione all’utente, chiedergli di sincronizzare nuovamente per fare in modo che venga rimossa dalla memoria del dispositivo, effettuare la modifica e poi riassegnarla all’utente.
2. Analogamente, una volta cominciata la compilazione sul dispositivo, se le risposte vengono modificate tramite l’applicazione desktop esse NON verranno ritrasmesse al dispositivo alla successiva sincronizzazione. Per fare sì che la checklist sul dispositivo si aggiorni con le risposte modificate sul server, è necessario togliere la spunta di completamento dalla fase di Pianificazione, o terminare la checklist, risincronizzare il dispositivo per fare in modo che la checklist stessa possa essere eliminata dalla lista, e poi dare nuovamente la spunta alla fase di Pianificazione o togliere la spunta di completamento della compilazione. Infine, risincronizzando la checklist verrà scaricata assieme alle relative risposte già assegnate.
3. Se una checklist viene assegnata a due utenti, solo i dati inseriti dal primo dei due che la termina verranno passati al server completando la fase del workflow. Se l’altro utente non avrà ancora terminato la sua gli verrà cancellata dall’elenco. Se invece l’ha terminata ma non ancora spedita, in fase di successiva sincronizzazione verrà presentato un errore, e per rimuoverla dalla memoria del dispositivo sarà necessario utilizzare l’apposita funzione di cancellazione che apparirà nella schermata di sincronizzazione. Se invece si vogliono mantenere i dati del secondo utente, è necessario togliere la spunta di completamento del workflow dal primo utente, dopodiché il secondo utente potrà effettuare la sincronizzazione, che si completerà senza errori, e i suoi dati sovrascriveranno quelli del primo utente.

Dopo la compilazione

Nel momento in cui il server riceve una checklist terminata, la fase di “Compilazione check-list” viene chiusa automaticamente, ed il relativo documento presenterà lo stato “Da pubblicare”.

Agendo sul workflow, è comunque possibile consentire ad un altro utente di modificare le risposte date utilizzando la versione desktop. Per farlo, è necessario aggiungere nel workflow una o più attività successive a quella di compilazione, e modificare il form di compilazione inserendo come ruoli abilitati del pulsante Compila anche quelli corrispondenti a tali attività. Così facendo, gli utenti assegnati a tali attività potranno premere il pulsante per aprire la checklist e modificarne le risposte. In alternativa all’utilizzo di tale pulsante, le risposte e le note possono essere modificate direttamente nelle ultime due colonne della griglia delle domande/attività.

Check-list per utenti esterni

Oltre alle check-lists “standard”, descritte nei paragrafi precedenti, il package rende disponibile anche una categoria creata appositamente per assegnare una lista di domande/attività ad un utente esterno a QualiWare.

Il funzionamento di installazione, pianificazione e compilazione è estremamente simile. I cambiamenti principali riguardano il workflow e l’impossibilità di compilare le checklist offline. Gli utenti esterni a QualiWare non possono infatti utilizzare l’app, e devono quindi necessariamente compilare le checklist via browser. Il codice della categoria, come nel caso delle check-list normali, deve iniziare coi caratteri _CL.

Per quanto riguarda il workflow, la categoria “Compilazione check-list” deve essere necessariamente assegnata all’utente con codice ### (che dovrà essere definito se non presente). Lo user con questo codice infatti rappresenta, all’interno di QualiWare, l’utente generico esterno.

Ciascuna checklist può essere assegnata ad un solo utente esterno e, al posto di un widget di lista, saranno presenti due appositi campi per definire il nome del Compilatore ed il suo indirizzo e-Mail. Inoltre, utilizzando il campo Assegnata a, è possibile scegliere come destinatario una delle persone presenti all’interno degli organigrammi Clienti-Fornitori. In tal caso, il nome e l’indirizzo verranno compilati automaticamente al momento della scelta. L’utente esterno potrà compilare la checklist cliccando sull’apposito URL. Per inviare via mail il link basta approvare la fase di pianificazione (come descritto nei paragrafi precedenti) e, una volta rientrati nel form, cliccare su Invia e-Mail. Il processo di compilazione e di salvataggio rimane uguale a quello delle check-list standard.