La sezione Definizione del progetto della scheda Gestione progetti e commesse consente di descrivere il progetto, designando il responsabile, il reparto e l’ente coinvolti, come anche riassume le previsioni di costi e tempi.
Le prime volte che si utilizza il modulo o qualora fossero necessarie informazioni di carattere generale, è opportuno fare riferimento alla sezione Inquadramento generale della progettazione, dove si ritrova una panoramica della scheda e le indicazioni sulla Definizione di un nuovo progetto da registrare .
Definire un progetto
Per creare un nuovo progetto cliccare Nuovo, mentre per richiamare un progetto esistente cliccare Lista e scegliere quello d’interesse tra i presenti in elenco.
I campi di questa sezione si dividono in:
- Dati generali, consente di registrare le informazioni generali del piano di progetto;
- Previsione di tempi e costi, consente di riportare i tempi ed i costi previsti per realizzare il progetto;
- Requisiti, consente di definire le condizioni ed i presupposti sulla base dei quali sviluppare il progetto;
- Approvazione del piano, consente di approvare definitivamente il piano di progetto.
Dati generali
I campi generali che definiscono il piano di progetto sono:
- Data apertura della proposta, il sistema riporta la data odierna;
- Proposto da, il sistema propone il nome dell’utente che sta registrando il progetto con tra le parentesi la sigla dell’ente d’appartenenza, per cambiare il nominativo è necessario conoscere la password dell’utente da inserire;
- Descrizione, campo di testo libero con funzionalità di formattazione HTML consente di redigere un testo ricco di dettagli, comprese di immagini, che permette di delineare meglio il progetto, l’origine e gli elementi costitutivi della proposta sulla base di elementi analitici, quali:
- Analisi delle esigenze del mercato / Richieste del cliente;
- Caratteristiche del prodotto da realizzare;
- Materiali occorrenti, risorse umane, tempi di produzione, data di realizzazione prevista, etc;
- Quantità collocabili e fascia di costo;
- Interazione con i fornitori;
- Leggi e regolamenti da rispettare;
- etc;
- Responsabile del progetto, menu che consente d’attribuire un Responsabile del progetto;
- Reparto/cantiere, menu che consente d’attribuire al progetto un reparto interno o un cantiere del cliente indicato in testata;
- Ente, menu che consente d’indicare l’ente di competenza del progetto. Questo campo può essere utile per restringere la visibilità dei progetti in base all’appartenenza all’ente, attribuendo gli opportuni ruoli nella scheda Utenti e abilitazioni.
Previsione di tempi e costi
Dopo aver definito i dati generali necessita compilare i campi della sezione Previsioni, tenendo in considerazione che alcuni di questi si autocompilano dopo aver definito le attività coinvolte:
- Data inizio, data prevista d’inizio delle attività del progetto;
- Data fine, data prevista per il completamento delle attività del progetto;
- Ore/uomo totali, ore previste per le attività di tutte le risorse umane assegnate al progetto;
- Costi diretti totali, costi derivanti dalla somma del costo di ciascuna Risorsa;
- Costo al cliente, questo dato si aggiorna sulla base del Costo al cliente specificato per ciascuna Risorsa;
- % ricarico finale e costo finale al cliente, questi campi s’aggiornano in automatico solo se uno di loro viene specificato e consentono di regolare la redditività della commessa, oltre ai ricarichi su materiali e costi delle risorse;
- Ricalcola, pulsante che consente di ricalcolare i dati di previsione una volta che sono state definite le attività di pianificazione del Piano di progetto.
I passaggi che definiscono il costo azienda ed il costo cliente di un progetto sono:
- Risorse coinvolte, con i relativi costi azienda (Costo orario) ed i costi che s’intendono praticare al cliente (Costo orario al cliente o in alternativa la % di ricarico);
- Attività del piano di progetto, con l’assegnazione d’eventuali risorse e materiali, così d’avere i costi previsti per l’azienda e per il cliente;
- Pulsante Ricalcola nei campi di previsione, consente di stimare il Costo al cliente, calcolato in automatico dal sistema in base ai dati inseriti nel Piano di progetto, permettendo di definire quanto far realmente pagare il cliente, specificandolo o nel campo % ricarico finale o nel campo Costo finale al cliente.
Maggiori dettagli sulle modalità di pianificazione, vengono illustrati nella Pianificazione automatica.
Un quadro consuntivo rispetto alle previsioni viene proposto nella sezione Stato di avanzamento della scheda, permettendo di confrontare/aggiornare queste indicazioni rispetto allo stato reale, desunto dai dati di tempi e costi registrati per le singole fasi del Piano di progetto.
Requisiti
Il pulsante Requisiti consente d’aprire la scheda Requisiti di progetto che consente di definire la lista delle condizioni e dei presupposti sui quali sviluppare il progetto, come ad esempio: requisiti dei contratti, leggi, regolamenti, caratteristiche del prodotto, aspetti tecnici, commerciali, di costo, di tempo, criteri di accettabilità, etc.
Approvare il piano di progetto
Il pulsante Approvazione piano di progetto consente di confermare il piano di progetto una volta completato definitivamente. Una volta eseguita l’approvazione il piano non può più essere modificabile.
Nota
La gestione dell’avanzamento del progetto non è subordinata all’approvazione del piano. Questo consente di decidere di non effettuare l’approvazione, per una maggiore flessibilità del piano di progetto. Questa procedura è in genere sconsigliata perché lascia ampia libertà di modifica in corso d’opera anche da parte di chi è abilitato ad accedere alla maschera di gestione.
Dopo avere definito i dati generali del progetto o della commessa, si può procede col definire il Piano di progetto.