La scheda Gestione progetti e commesse consente di gestire progetti in conformità alle norme ISO 9001 e di operare un project management efficiente per le commesse complesse, dov’è richiesta un elevato livello di comunicazione e coinvolgimento tra risorse appartenenti ad aree aziendali diverse, un monitoraggio continuo sull’avanzamento della commessa e un eventuale verifica e/o validazione da parte dell’utente finale. Pertanto, ogni progetto può anche essere definito come commessa.
In base al ruolo ricoperto nell’utilizzo del modulo, l’utente deve avere attivati gli opportuni ruoli al codice PJ – Progetto/Commessa nella sezione Abilitazioni della scheda Utenti e abilitazioni.
Caratteristiche del modulo
Possibilità di gestire progetti o grandi commesse, il modulo consente di gestire sia progetti conformi alla ISO 9001 sia commesse complesse con requisiti analoghi a quelli dei progetti: requisiti e criteri di accettabilità, assegnazione di risorse umane e strumentali, previsione di tempi e costi di realizzazione, monitoraggio dell’avanzamento della commessa.
Interazione tra i partecipanti, il modulo consente un’effettiva partecipazione congiunta alle diverse attività del progetto da parte delle risorse coinvolte.
Immissione coordinata dei dati, consentito dal modulo durante tutto l’iter progettuale, a partire dalla fase di Definizione della proposta per poi articolarsi attraverso tutte le attività successive, fino alla Chiusura del progetto. Per sfruttare al meglio questa possibilità bisogna ripartire opportunamente i permessi e le abilitazioni nella sezione Abilitazione della scheda Utenti e abilitazioni e pianificare un efficace coinvolgimento nel progetto dei diversi partecipanti ai gruppi di lavoro (vedi scheda Progettazione: Risorse coinvolte).
Monitoraggio dei tempi, il modulo consente il controllo sui tempi del progetto sia a livello globale sia ad ogni singola attività (ordinaria o di controllo) o per ogni singola Risorsa, confrontando i dati di previsione immessi (ore e date) con i dati reali derivanti dalle registrazioni di costo effettuate.
Registrazione dei costi, attraverso la scheda Registrazione rapida costi progetti/commesse ogni Risorsa coinvolta in un progetto può rapidamente inserire tempi e costi delle attività svolte. Per ulteriori ragguagli sulla metodologia generale del programma sui costi si rimanda alle schede Registrazione di costo e le Causali di costo.
Pianificazione, il modulo consente di pianificare lo svolgimento della commessa definendo un piano suddiviso in attività assegnate alle Risorse, modificandolo direttamente sul diagramma di GANTT. Inoltre, tramite lo strumento di Pianificazione automatica è possibile definire i calendari di lavoro di ciascuna Risorsa, tenendo conto degli specifici orari lavorativi e dei giorni di indisponibilità di ognuno, comprensive le chiusure aziendali, ferie, permessi, e così via.
Importazione ed esportazione, il piano di progetto può essere esportato o importato in formato .XML compatibile con Microsoft Project e altri prodotti open source.
Ruoli e visibilità
La visibilità dei progetti può essere limitata agli utenti attraverso la scheda Utenti e abilitazioni e tramite un’opportuna assegnazione dei ruoli.
Per la gestione dei progetti e delle commesse sono disponibili i seguenti ruoli:
- Redattore, può redigere e modificare i progetti;
- Approvatore, può approvare i progetti;
- Responsabile, può essere indicato come responsabile del progetto;
- Partecipante, può essere indicato come risorsa;
- Eliminazione, può eliminare un progetto;
- Restrizione visibilità per utente, l’utente può vedere e gestire solo i progetti da lui creati, oppure per i quali è approvatore o responsabile;
- Restrizione visibilità per ente, l’utente può vedere e gestire solo i progetti da lui creati, oppure per i quali è approvatore o responsabile e quelli nei quali nel campo Ente è stato indicato un ente al quale l’utente appartiene.
I ruoli assegnati influenzano anche la visibilità degli impegni sul Calendario risorse in base alle seguenti regole:
- Gli utenti che non hanno il ruolo di Redattore possono visualizzare solo gli impegni a loro assegnati, senza poterli modificare;
- Gli utenti che hanno il ruolo di Redattore possono visualizzare e modificare gli impegni delle Risorse per tutti i progetti a loro visibili, compatibilmente con eventuali ruoli di restrizione e visibilità.
Definire un nuovo progetto
Premere il pulsante Nuovo nella toolbar per creare un nuovo progetto e definire le informazioni di base:
- Codice, è l’identificativo del progetto (anno/numero), premere il pulsante Progr. per richiamare in automatico il primo codice progressivo disponibile;
- Denominazione del progetto;
- Classe, menu dove scegliere tra Progetto e Commessa;
- Tipo, consente d’attribuire al progetto un’ulteriore categoria tra quelle definite nella scheda Gestione causali parametrizzabili, personalizzabili col codice PJTIP – Tipi di progetto/commessa;
- Cliente, consente di indicare il cliente al quale è collegato il progetto.
Una volta salvato un nuovo progetto, a destra della testata si visualizza il riquadro dello Stato del progetto, che nel corso dell’esecuzione dello stesso progetto viene aggiornato indicando il relativo stato:
- Piano di progetto in redazione;
- Piano in revisione;
- In corso;
- Sospeso;
- Chiuso.
L’aggiornamento dello stato avviene in base all’avanzamento del progetto, gestibile attraverso i pulsanti:
- Approvazione piano di progetto, consente di convalidare il piano di progetto realizzato. Lo stato diviene In corso. Questa funzione è da usare quando si è certi del progetto impostato perché il sistema non consente d’apportare eventuali modifiche al Piano di progetto modifiche, se non cambiando lo stato allo stato di Revisione;
- Sospendi, consente di congelare il piano di progetto;
- Cambia stato, attivo solo quando lo stato è approvato o sospeso e consente di riportare il progetto a Piano di progetto in redazione.
Inoltre, la scheda si divide in tre sezioni che ne consentono una più razionale gestione attraverso i tab disponibili sotto i dati generali, che guidano il progetto dalla sua definizione alla sua chiusura:
- Definizione del progetto, consente di descrivere il progetto, indicando anche il responsabile, il reparto e l’ente coinvolti, come anche riassumere le previsioni di costi e tempi;
- Piano di progetto, consente di disegnare la commessa definendo le:
- Attività necessarie per realizzarlo;
- Risorse coinvolte nelle varie attività, intese come personale interno, strumentazione, personale esterno;
- Stato di avanzamento, consente di visualizzare il riepilogo dei tempi e dei costi, con la possibilità di registrare eventuali annotazioni e di chiudere lo stesso progetto,
Per procedere alla definizione di un progetto, si veda la scheda Progettazione: Definizione progetto.