La scheda Ricodifica documenti permette di modificare il codice assegnato ad un documento e di spostare più documenti in un’altra categoria. Questa funzione è accessibile ed a utilizzo solamente all’Amministratore di Sistema.
I campi della scheda Ricodifica documenti sono:
- Categoria di documenti, menu a tendina con l’elenco di tutte le categorie documentali registrate in QualiWare;
- Tabella dei documenti, elenco dei documenti associati alla categoria selezionata, comprensivo delle specifiche di ognuno, in particolare i campi Tipo e Numero necessari per la loro codifica; completano la tabella i campi Titolo, Revisione (Rev.), Stato, Nome del file, Stato file;
- Destinazione per ricodifica, area per definire la ricodifica dei documenti:
- Categoria di documenti, menu a tendina con l’elenco di tutte le categorie documentali registrate in QualiWare, dove eventualmente selezionare la categoria da riassegnare ai documenti;
- Codice documento, campi Tipo e Numero che identificano il documento e che possono essere modificati;
- Esegui ricodifica, pulsante per avviare e confermare la ricodifica dei documenti.
Nota
Le categorie GMP non sono selezionabili perché a loro non è consentita la ricodifica dei documenti.
Ricodifica di un singolo documento
QualiWare consente di ridefinire per ogni documento sia i campi di codifica (Tipo e Numero) sia la categoria documentale d’appartenenza.
Una volta selezionato il documento da ricodificare è necessario interagire nell’area Destinazione per ricodifica:
- Selezionare la categoria documentale alla quale riassociare il documento, il sistema propone in automatico la categoria d’appartenenza attuale, che se non è sostituita viene riconfermata all’atto della ricodifica;
- Specificare il nuovo codice del documento cambiando i valori corrispondenti a Tipo e Numero;
- Confermare la ricodifica cliccando il pulsante Esegui ricodifica.
Ricodifica di più documenti
La ricodifica dei documenti in QauliWare è possibile eseguirla anche su più documenti alla volta a patto che:
- appartengono alla stessa categoria documentale dalla quale devono essere rimossi;
- non necessiti la modifica contemporanea del codice documentale (Tipo e Numero) ma, debbano essere solo ricodificati ad un’altra categoria documentale;
- debbano essere ricodificati nella stessa categoria documentale.
Una volta selezionati i documenti da ricodificare (utilizzare il tasto Shift o quello Ctrl per la selezione multipla) è necessario interagire nell’area Destinazione per ricodifica:
- Selezionare la categoria documentale alla quale riassociare il documento, il sistema propone in automatico la categoria d’appartenenza attuale;
- Confermare la ricodifica cliccando il pulsante Esegui ricodifica.
Note
Durante l’esecuzione di ricodifica della documentazione, viene spostato anche tutto ciò che è a loro associato, come: distribuzioni, costi e documenti collegati.
Durante la ricodifica QualiWare esegue un controllo sulla possibilità di ricodificare il documento, controllando se possa già esistere la codifica richiesta. In caso di incompatibilità, QualiWare non procedere con la ricodifica e presenta il messaggio d’avviso.