La funzione Definizione abilitazioni consente di definire i responsabili di una fase del workflow ogni qualvolta sia prevista una verifica, un riesame, un’approvazione e così via. Si accede alla Definizione abilitazioni attraverso il pulsante omonimo presente nella scheda Configurazione gestione documenti.
La finestra Definizione abilitazioni consente d’assegnare i ruoli di:
- Redazione, permette di compilare la documentazione. Al ruolo di Redazione si possono assegnare eventuali filtri di limitazione:
- No crea, flag che inibisce la creazione di documenti;
- No clona, flag che inibisce la clonazione di documenti;
- No elimina, flag che inibisce l’eliminazione dei documenti;
- No revisione, flag che inibisce la revisione dei documenti;
- Superutente, permette di gestire la documentazione a largo spettro, che lo pone al di sopra di tutti gli altri ruoli e gli consente di svolgere funzioni di Redattore, anche quando non gli sono state espressamente attribuite funzioni da chi gestisce la categoria documentale.
Al ruolo di Superutente si può limitare la visibilità a determinati documenti in base ai valori dei campi, al codice utente ed ai codici degli enti d’appartenenza. Senza applicare eventuali filtri i Superutenti visualizzano in automatico tutti i documenti. Il filtro o regola dev’essere scritta nell’apposito campo di testo libero Regola per la limitazione della visibilità e dev’essere di competenza solo di utenti esperti, usando il linguaggio dBL. dove si raccomanda l’utilizzare:- la variabile USERCODE per riferirsi al codice utente;
- la variabile USERENTE per riferirsi all’ente dell’utente;
- fields[“<nomecampo>”].value per riferirsi ad un campo della tabella DOCUMENT;
- Destinatari predefiniti, permette di definire gli utenti con capacità di visualizzare in automatico i documenti di una determinata categoria documentale, senza la necessità che siano convolti nella Distribuzione manuale.
In alternativa all’elenco Utenti e Enti si può definire i destinatari predefiniti attraverso un Valore campo documento, dove necessita specificare:- Il campo contiene il codice di un, menu a tendina dove specificare a quale codice fare riferimento tra:
- Cliente/Fornitore;
- Utente;
- Ente;
- Campo, menu a tendina dove specificare in quale campo personalizzato è contenuto;
- Il campo contiene il codice di un, menu a tendina dove specificare a quale codice fare riferimento tra:
- Fasi custom, sono le fasi personalizzate inserite nel processo di workflow della categoria documentale che seguono quella di Redazione, come ad esempio quella di Verifica e quella d’Approvazione. Queste fasi custom vengono inserite dal sistema nella finestra Abilitazioni con lo stesso ordine di come vengono registrate nella finestra di Gestione delle fasi della categoria documentale.
Abilitare un ruolo
Per assegnare il ruolo necessita:
- Selezionare il nome della persona che si desidera autorizzare dalla lista Non abilitati (a sinistra della finestra);
- Premere il pulsante Aggiungi agli abilitati ( > ) che consente di trasferire il nominativo dalla lista Non abilitati a quella di Abilitati (a destra della finestra);
- La lista dei Non abilitati può essere filtrata richiamando solo chi dispone della registrazione con password, in questo caso selezionare il flag Mostra solo utenti con password.
La funzione Definizione abilitazioni consente anche d’effettuare il procedimento inverso utilizzando il pulsante Togli dagli abilitati ( x ).
Tenere premuto il tasto della tastiera Ctrl per scegliere più nominativi contemporaneamente.
Una volta date le abilitazioni desiderate alle fasi, il sistema le salva in automatico e si può procedere con la chiusura della finestra cliccando su Esci.