La scheda Configurazione gestione documenti: Definizione sottogruppi di categoria permette di definire dei sottogruppi per ogni categoria di documenti, così da semplificare la ricerca nell’albero documentale e fornire una classificazione dei documenti secondo vari criteri. Per aprire la scheda Definire i sottogruppi di categoria premere il pulsante Sottogruppi nella scheda Configurazione gestione documenti. Questa funzione è assente se la categoria è fittizia.
Elenco sottogruppi
A sinistra della scheda è presente l’area di gestione dell’elenco dei sottogruppi, che possono essere definiti con i comandi in calce all’area:
- Aggiungi ( + ), consente di inserire un nuovo sottogruppo;
- Conferma ( v ), consente di salvare l’aggiunta del sottogruppo;
- Elimina ( x ), consente di cancellare un sottogruppo selezionato;
- Annulla, consente di non salvare i dati inseriti non ancora salvati.
Ad ogni sottogruppo aggiunto necessita inserire la Descrizione ed il Numero progressivo (campo Ord.). Il numero progressivo permette d’impostare l’ordine di visualizzazione nell’albero documentale: l’ordine numerico va dal valore più basso a quello più alto, nel caso di sottogruppi con valori numerici identici l’ordine considerato è quello alfabetico.
Definire il criterio di raggruppamento
Il raggruppamento dei sottogruppi può essere definito su diversi criteri:
- Raggruppamento per codice documento, presenta il campi Da Tipo/Codice / A Tipo/Codice, che consentono d’includere, visualizzare e gestire i documenti presenti in un intervallo dei documenti registrati (compilare i campi Da Tipo/Codice / A Tipo/Codice);
- Raggruppamento secondo filtro SQL, presenta il campo Filtro, dove inserire un’espressione SQL che viene valutata sui campi della scheda di gestione della documentazione. Si possono utilizzare, nel filtro SQL, l’operatore LIKE e tutte le funzioni consentite dal linguaggio SQL del database utilizzato;
- Raggruppamento in base al valore di un campo o espressioni SQL, presenta più menu a tendina per specificare uno o più campi di tipo carattere della scheda di gestione della documentazione (Codice, Locazione, Parole chiave, Rif. normativo, Stato, Tipo, Titolo), permettendo di creare tanti sottogruppi quanti sono i valori di quel campo, ad esclusione dei valori nulli. Questo tipo di raggruppamento è utile in caso di necessità di raggruppare per campi data, campi numerici, combinazioni di campi o anche effettuare decodifiche tramite l’utilizzo di subquery.
Raggruppamento in base allo stato: scegliere lo Stato per consentire d’articolare i documenti in sottogruppi corrispondenti alle fasi di workflow (In redazione, Pubblicato, ecc.).
Nota: il raggruppamento è fatto sulla base di un nuovo campo aggiunto alla tabella DOCUMENT. questo campo non viene aggiornato per i documenti già esistenti al momento dell’aggiornamento di QualiWare, ma si aggiorna ad ogni modifica successiva. Per questo motivo, nei sottogruppi potrebbero comparire solo i documenti creati o modificati dopo l’aggiornamento.
Selezionare il flag Visualizza elenco documenti nell’albero per visualizzare nell’Albero documentale del pannello l’elenco dei documenti contenuti in un sottogruppo, compresi i documenti collegati, sempre che siano interni a QualiWare.