La scheda Segnalazioni di non conformità consente di comunicare ai fornitori la presenza di non conformità nei materiali da loro forniti, indicando la tipologia, richiedendo di specificarne le cause e le azioni correttive, che devono essere effettuate da loro per evitare il ripetersi dei difetti.
Aprire la segnalazione di non conformità
La Segnalazione di non conformità può essere aperta a partire da due esigenze diverse:
- Quando la segnalazione di non conformità è già registrata e necessita eseguire la sua gestione. I percorsi per accedere alla scheda sono:
- Pannello di controllo > Controllo sulle NC > Segnalazioni di NC;
- QW-05 Gestione non conformità […] > Segnalazioni di NC;
- Quando la segnalazione di non conformità dev’essere redatta ex novo partendo da un altro processo di gestione, come il controllo degli approvvigionamenti, quello del prodotto finito o la gestione delle non conformità. I percorsi per accedere alla scheda sono:
- QW-01 Controllo in accettazione > Controllo Approvvigionamenti;
- QW-03 Controllo prodotto finito > Controllo sul Prodotto Finito;
- QW-05 Gestione non conformità > Moduli Non Conformità.
Quando si accede a Segnalazioni di non conformità attraverso un altro processo di gestione, la scheda si presenta in parte già compilata con i dati inseriti dalla scheda di provenienza.
Compilazione della segnalazione di non conformità
I campi della scheda Segnalazione di non conformità sono:
- Numero segnalazione, numero ed anno che identifica la registrazione che viene compilata in automatico da QualiWare in base l’impostazione data nella scheda Progressivi delle numerazioni;
- Data, si riferisce a quand’è stata creata la registrazione, QualiWare riporta in automatico la data corrente;
- Compilatore, menu a tendina che permette di inserire il nome del Redattore;
- Ente di provenienza, menu a tendina che consente di specificare uno degli enti presenti nella scheda Anagrafica enti aziendali;
- Articolo, area dove vengono riportati i dati del prodotto, oggetto della segnalazione che si può richiamare col pulsante Cerca (lente di ingrandimento):
- Codice identificativo del prodotto;
- Descrizione del prodotto;
- N. parte;
- Unità di misura del prodotto;
- Fornitore, area dove vengono riportati i dati del fornitore dell’articolo, che si può richiamare col pulsante Cerca (lente di ingrandimento):
- Codice identificativo del fornitore;
- Ragione sociale del fornitore;
- Provenienza della segnalazione, flag multipli che consentono d’indicare da quale fase è stata riscontrata la non conformità:
- Da accettazione;
- Da processo;
- Da collaudo finale;
- Da cliente;
- Rapporto n. dell’articolo;
- Bolla di entrata associata all’articolo;
- Ordine associato all’articolo;
- Addebito al fornitore, flag che consente d’indicare che al fornitore viene addebitato il costo della non conformità;
- Parametri sulle quantità, indicano le quantità del prodotto coinvolte nella non conformità:
- Q.tà lotto, si riferisce alla quantità del prodotto stoccato;
- Q.tà difettosa, si riferisce alla quantità del prodotto danneggiato o imperfetto;
- Q.tà resa, si riferisce alla quantità del prodotto restituito;
- Q.tà recuperata, si riferisce alla quantità del prodotto riutilizzato;
- Q.tà in concessione, si riferisce alla quantità del prodotto utilizzata o rilasciata anche se non conforme ai requisiti;
- Q.tà scartata, si riferisce alla quantità del prodotto rifiutata;
- Non conformità riscontrata, campo di testo libero dove riportare la descrizione della non conformità rilevata;
- Eventuale azione intrapresa per il recupero, campo di testo libero dove riportare l’attività eseguita per risolvere la non conformità;
Condivisione della segnalazione col fornitore
QualiWare consente d’inviare la segnalazione al fornitore e recuperare le informazioni che lo stesso fornitore riporta per risolvere il problema, condividendo i dati su uno stesso ambiente di gestione.
Invio della segnalazione al fornitore
Il Redattore può informare il fornitore della non conformità direttamente dalla scheda Segnalazione di non conformità:
- Cliccare Invia forn, consente d’inviare al fornitore un’email di segnalazione di non conformità;
- Si apre la Lista dei contatti del fornitore, selezionare il riferimento del fornitore al quale inviare la segnalazione (elenco ripreso dalla scheda Organigramma clienti e fornitori);
- Si apre la maschera del messaggio di posta elettronica con i riferimenti ed il testo predefinito della segnalazione, comprensivo di tutti i documenti collegati in allegato (viene creato un file .ZIP se sono collegati più documenti);
- Nella scheda vengono riportati in automatico i dati relativi all’indirizzo Email del destinatario e la Data d’invio.
Il fornitore riceve un’email contenente il link alla scheda, che può aprire sul Portale clienti-fornitori e procedere con la gestione dal suo lato.
Ricezione delle azioni correttive e di recupero
Nel Portale clienti-fornitori il fornitore può aprire la scheda della segnalazione di non conformità e compilare i campi necessari per la risoluzione del problema:
- Analisi della causa e azioni correttive intraprese dal fornitore, campo di testo libero dove il fornitore riporta l’origine del problema e l’attività avviata per risolverla;
- Azione intrapresa dal fornitore per il recupero, campo di testo libero dove il fornitore riporta le attività di risoluzione della non conformità emersa.
Una volta che il fornitore ha salvato i dati inseriti (pulsante Conferma) risponde al Redattore attraverso il pulsante Invia, che consente di trasmettere un’email comprensiva del file .PDF della segnalazione ed avvisando l’avvenuta risposta alla segnalazione di non conformità. QualiWare compila in automatico i campi Data risposta del fornitore e Firmata da, indicando l’utente che ha inviato la risposta dalla parte del fornitore.
Il Redattore ricevuta la mail può accedere alla scheda specifica di Segnalazione di non conformità dove può leggere le informazioni riportare dal fornitore.
Nel caso fosse necessario, il Redattore può creare il Modulo non conformità (pulsante Creazione modulo NC) direttamente dalla scheda di Segnalazione di non conformità.