QualiWare consente di gestire ed organizzare qualsiasi tipo di documento, che viene gestito ed organizzato in categorie documentali predefinite e con la possibilità di registrare infinite tipologie di documenti (lettere, procedure, ecc.). I documenti in QualiWare possono essere interni o esterni al sistema:
- Documenti interni, creati in QualiWare avvalendosi di un form personalizzati definiti dall’utente;
- Documenti esterni, creati all’esterno di QualiWare e successivamente selezionati in fase di redazione del documento.
Le categorie documentali vengono create e definite attraverso la scheda Configurazione gestione documenti e prima di ogni altra attività è necessario configurarla secondo le necessità, come ad esempio: definire se i documenti sono di tipo File o di tipo Form, impostare le fasi del workflow che determina l’iter di pubblicazione del documento, definire il tipo di workflow che si desidera utilizzare (BPM o meno), stabilire il grado di visualizzazione del documento, decidendo se tutti gli utenti possono vedere il documento o limitarne la visualizzazione a specifici utenti, stabilire i permessi in lettura e scrittura e definire se la categoria deve rispettare le norme GMP.
Per le varie categorie QualiWare consente di definire i Sottogruppi di categoria, che permettono di creare dei raggruppamenti personalizzati della categoria documentale, mostrando solo certe tipologie di documenti e permettono una consultazione più veloce. I sottogruppi possono essere creati per anno di redazione del documento o per fornitore d’interesse.
Inoltre, in QualiWare è possibile personalizzare i collegamenti automatici in base a determinati campi ed a determinate informazioni inserite in fase di redazione, così l’utente si ritroverà nei documenti collegati delle rapide scorciatoie alle pagina impostate.
Il sistema presenta la funzione Audit Trail delle modifiche, che permette di vedere quale utente ha effettuato l’ultima modifica al Form o al BPM, tenendo tracciate tutte le singole attività, così da avere uno storico di tutte le variazioni effettuate per poter risalire all’origine di ogni modifica apportata.
Categorie documentali di tipo File e di tipo Form
La gestione documentale in QualiWare consente di realizzare documenti che comportano la creazione di un file fisico (documento di tipo File) e documenti di pura registrazione dei dati, privi di un file fisico (documento di tipo Form).
Per il documento di tipo File prevede la generazione di un file vero e proprio, anche utilizzando dei campi dinamici predefiniti attraverso un form di compilazione, mentre il documento di tipo Form prevede la registrazione dei dati attraverso solo uno specifico form apposito, dove gli stessi dati vengono registrati in database collegati al sistema, da utilizzare in un secondo momento per la rielaborazione dei dati stessi.
Gli eventuali campi dinamici previsti nel documento di tipo File vengono passati in automatico al documento e viene pubblicando il dato inserito (es. titolo, revisione, codice, ecc.). Per maggiori informazioni sulla creazione dei modelli dei documenti si rimanda alla pagina relativa alla scheda Configurazione gestione documenti.
Inoltre, per le categorie dei documenti di tipo Form la gestione e l’utilizzo della categorie è praticamente lineare con la registrazione dei dati attraverso un form d’inserimento delle informazioni da importare, diversamente, le categorie dei documenti di tipo File possono prevedere più modelli per redigere i documenti, di qualsiasi formato (Excel, HTML, Openoffice.org Writer e Calc, Project, Power Point, ecc.), compresi anche i formati di Office 2007 (.DOCX, .DOCM, .XLSX, .XLSM, .XLSB) e di OpenOffice 2.x (.ODM, .ODS). A fianco del titolo del documento di tipo File, il sistema riporta l’icona che identifica la tipologia del file.
Infine, i documenti di tipo File possono essere scritti o modificati anche se l’utente che accede a QualiWare non possiede i Cloud Components, come ad esempio se il sistema operativo utilizzato sia MAC o LINUX, ma anche se non si dispone del pacchetto Microsoft Office o di Open Office, questo perché QualiWare dispone di QWay Office, l’editor di testi e gestore dei fogli calcolo integrato nel sistema.
Redazione, distribuzione e storico della categoria documentale
La scheda della categoria documentale si divide in tre sotto-schede, ognuna con le proprie specificità:
- Redazione, consente la gestione pressoché totale delle registrazioni dei documenti nella scheda, ad eccezione della loro distribuzione. In base al tipo di categoria da gestire, consulta Redazione del documento di tipo File o Redazione del documento di tipo Form;
- Distribuzione, consente la gestione della condivisione dei documenti, con la possibilità d’effettuare la condivisione dei documenti attraverso un link, anche agli utenti che non hanno accesso a QualiWare;
- Storico, consente la gestione di tutte le revisioni datate dei documenti e di quelli eliminati, a patto che siano stati distribuiti e pubblicati.
Per una più completa gestione dei documenti si rimanda anche alla pagina Menu della categoria documentale, dove poter prendere visione delle funzioni disponibili nella scheda della categoria documentale.
L’utente con l’abilitazione di Redattore è che ha le credenziali per redigere i documenti, è il solo utente che può agire in maniera complessa e definitiva sul contenuto e sulla tipologia del documento. Gli altri utenti che prendono parte al flusso di lavoro del documento possono consultare e rivedere il contenuto del documento.
Per ragioni di sicurezza, QualiWare mantiene una copia di ogni documento registrato in una unica cartella, permettendone un’eventuale ripristino automatico attraverso la scheda Manutenzione database documentale.