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La scheda Anagrafica di processo consente di definire i dettagli del singolo processo e costituisce un vero e proprio documento con la propria gestione documentale. Si accede alla Anagrafica di processo dalla scheda Definizione processi cliccando il pulsante Apri dettagli processo una volta creato e selezionato il processo.
La scheda Anagrafica di processo segue i criteri fondamentali della gestione documentale:
- Dev’essere approvato da un utente abilitato;
- Deve conservare la data d’approvazione;
- Può essere revisionato e di conseguenza
- Deve mantenere traccia dell’indice di revisione;
- Dev’essere recuperabile nello Storico.
Inoltre, il sistema consente di gestire gli audit periodici sui processi.
Dati anagrafici del processo
I campi identificativi dell’anagrafica processo sono:
- Codice, indica il codice di registrazione del processo, registrato nella scheda Definizione processi durante l’inserimento del nuovo processo ed una volta salvato non può essere modificato;
- Descrizione, definisce il processo e viene registrato la prima volta nella scheda Definizione processi durante l’inserimento del nuovo processo;
- Frequenza audit (mesi), indica la frequenza in mesi della pianificazione prevista per il controllo sul processo. Quando dalla scheda Pianificazione audit si imposta un audit su questo processo, il programma propone in automatico la data prevista, calcolandola sulla base della frequenza impostata in questo campo ed in base alla data dell’ultimo audit effettuato per il processo;
- Tipo, indica la tipologia del processo, che può essere personalizzabile:
- principale;
- di supporto;
- Responsabile, campo a tendina che consente d’assegnare il processo ad un approvatore, con la possibilità di poter registrare un secondo responsabile (Responsabile 2);
- Ente, campo a tendina che consente di scegliere l’ente al quale fa riferimento il processo, con la possibilità di poterlo assegnare anche ad un secondo ente (Ente 2);
- Importanza, campo a tendina che consente di scegliere il grado di importanza del processo e che può essere personalizzato nella scheda Gestione causali parametrizzabili col codice PRIMP – Importanza processo per valutazione rischi:
- Poco importante;
- Importante;
- Molto importante;
- Giudizio, campo a tendina che consente di dare un voto al processo scegliendolo tra quelli impostati e che possono essere personalizzati nella scheda Gestione causali parametrizzabili col codice PRGIU – Giudizio sul processo per valutazione rischi:
- Mediocre;
- Insufficiente;
- Sufficiente;
- Buono;
- Ottimo;
- Approvazione, campo a tendina che consente di scegliere il responsabile dell’approvazione del processo (l’utente deve essere in possesso delle credenziali per il ruolo), indicando anche la Data approvazione;
- Validità, il sistema consente di definire un periodo di validità del processo inserendo le date nei campi Inizio validità e Fine validità;
- Rev., potendo gestire le revisioni dei processi, questo campo registra l’indice di revisione incrementando il valore di uno ad ogni revisione di processo. L’indice può essere modificabile e la data (del) è riportata in automatico dal sistema.
Una volta inseriti i dati anagrafici del processo, la scheda permette utilizzare una struttura a schede per specificare altri dettagli del processo.
Dettagli: Input, Descrizione, Output, Obiettivo
In questa sezione sono disponibili dei campi di testo dove poter descrivere il processo nel dettaglio, indicando quali siano gli elementi di input, quelli di output, la descrizione e riportare gli obiettivi prefissati del processo.
Processi a monte ed a valle
In questa sezione è possibile indicare quali processi si trovano a monte ed a valle del processo in analisi, che definiscono il Diagramma processi, che si può attivare dal comando presente nella toolbar della scheda Definizione processi.
Nota
Per una compilazione più agevole di questa sezione di dettaglio, si consiglia di definire prima tutto i diversi processi nella scheda Definizione processi, anche sinteticamente.
Mediante il pulsante Esporta diagramma è possibile esportare il diagramma in diversi formati: PDF, Microsoft Word, PNG, WMF, DXF, Micosoft visio).
Monitoraggio
In questa sezione è possibile descrivere le modalità con cui viene tenuto sotto controllo il processo ed ottenere le informazioni riguardo agli Indicatori (KPI) ed agli Audit.
La tabella Indicatori riporta gli indicatori assegnati al processo con i relativi obiettivi (Obbiettivo minimo e Obbiettivo massimo) ed il valore valutato (Ultima valutazione).
Il pulsante Gestione qualità consente d’accedere alla scheda Indicatori di qualità del processo, che consente di dettagliare meglio gli indicatori con integrazioni o eventuali correzioni.
La tabella Audit riporta l’elenco delle verifiche ispettive legate al processo, comprensive delle informazioni sulla pianificazione (Data inizio e Data fine) e sulla situazione (Stato).
I pulsanti Apri audit e Pianifica audit consentono rispettivamente d’accedere alle informazioni ad un audit effettuato sul processo, oppure definirne uno nuovo (necessita disporre del modulo QW-08 – Audit (verifiche ispettive).
Rischi
In questa sezione sono visualizzati i Rischi individuati nel processo e suddivisi in tre aree distinte a seconda del livello di importanza:
- Rischio basso;
- Rischio medio;
- Rischio alto.
I rischi sono definiti tramite appositi form disponibili sul Forum di Analysis e sono gestiti nella scheda dai pulsanti Aggiungi ( + ) ed Elimina ( – ), che sono posizionati in calce ad ogni area e consentono d’inserire e di cancellare un rischio.
Il campo di testo libero Note consente di poter disporre di un’area dove registrare eventuali annotazioni relative alla sezione.
I pulsanti Apri Anagrafica processi-rischi e Apri Anagrafica rischi consentono di definire l’anagrafica dei rischi ed il loro abbinamento al Processo (necessita disporre del modulo QW-07 – Gestione documentale).
Attività
In questa sezione sono visualizzate le attività che compongono il processo, definite tramite un apposito form disponibile sul Forum di Analysis (necessita disporre del modulo QW-07 – Gestione documentale).
I campi che definiscono la lista delle attività sono:
- Prog, numero progressivo dell’attività registrata;
- Descrizione attività, area di testo dove nominare il tipo d’attività;
- Funzioni/Enti, indica quale funzione o quale ente è associata l’attività. Il sistema consente di gestire il campo attraverso i pulsanti Funzioni/Enti (+) ed Elimina in calce alla lista;
- Responsabili, indica l’utente responsabile per l’attività. Il sistema consente di gestire il campo attraverso i pulsanti Responsabili (+) ed Elimina in calce alla lista;
- Importanza, campo a tendina che consente di specificare il grado d’urgenza dell’attività. Le tipologie di importanza sono personalizzabili nella Gestione causali parametrizzabili col codice PRIMA – Importanza attività:
- Poco importante;
- Importante;
- Molto importante.
Per la gestione della lista delle attività sono disponibili in calce alla lista i seguenti pulsanti:
- Aggiungi (+), consente di inserire una nuova attività nella lista;
- Elimina (x), consente di cancellare un’attività selezionata;
- Salva, consente di confermare l’inserimento dei dati dell’attività;
- Apri, apre l’Anagrafica attività del processo con la possibilità di indicare le persone, enti e funzioni coinvolte.
Note
Questa sezione dispone di un campo di testo utile per inserire ulteriori informazioni relative al processo.
Revisionare un processo
Il pulsante Revisione processo, presente nell’area dei Dati anagrafici del processo, consente d’avviare la revisione del processo. La procedura prevede:
- Cliccare il pulsante Revisione processo, appare la finestra di dialogo domandando se “Si desidera archiviare la scheda descrittiva del processo in formato PDF“;
- Cliccare Ok per confermare, oppure No per non procedere.
Confermando, il sistema lancia una stampa del processo in formato PDF, completa di tutti i dettagli per consentire di non perdere alcun dato a seguito delle modifiche. Inoltre, il sistema incrementa in automatico di 1 (uno) l’indice di revisione del processo.
Tutte le versioni precedenti del processo sono visibili nella sezione Documenti collegati. La procedura prevede:
- Cliccare col pulsante destro del mouse sulla revisione scelta,
- Cliccare Apri.
Il sistema apre la categoria documentale Organizzazione aziendale, dove sono archiviati tutti i processi e gli organigrammi revisionati, procedendo nell’aprire il processo scelto.
Report processo
Il pulsante Stampa presente nella toolbar della scheda consente di ottenere a video il documento completo dell’anagrafica del processo, che può essere successivamente stampato ed esportato in diversi formati, in base alle proprie necessità.
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| Esempio Report dell’anagrafica di processo | ||