La funzione Pianificazione automatica consente di compilare in automatico il calendario di ciascuna Risorsa senza l’intervento dell’utente. Per la compilazione del calendario vengono considerate le ore assegnate nelle varie attività, le eventuali indisponibilità personali ed il calendario dell’azienda. Una volta definito il Piano di progetto, questa funzione permette di conoscere le tempistiche di completamento dello stesso.
La Pianificazione automatica s’attiva con l’omonimo pulsante (Pianificazione automatica) presente nella toolbar principale, dove l’utente dispone del:
- Campo Numero di ore da non impegnare per giornata, vanno indicate le ore libere per ogni Risorsa coinvolta all’interno del calendario giornaliero;
- Pulsante Procedi, avvia la pianificazione esaminando le fasi che abbiano lo stato Da iniziare o In corso di esecuzione, ordinandole per data inizio prevista, priorità, numero progressivo e prendendo in considerazione gli impegni pianificati in ore delle Risorse, ma non ancora svolti e non marcati come Completata.
Il sistema prende in considerazione solo le giornate che non risultano indicate nella scheda Calendario giorni festivi e considera la settimana lavorativa specificata nella scheda Calendario della risorsa (giorni lavorativi ed ore lavorative per giornata). Se non è definito il Calendario della risorsa, il sistema considera in automatico la settimana lavorativa dal Lunedì al Venerdì, con gli orari 9:00-13:00 e 14:00-18:00.
Successivamente, vengono escluse eventuali giornate d’indisponibilità indicate sempre nel Calendario della risorsa (anche parziali), dove vengono detratti dalla disponibilità della giornata anche eventuali altri impegni relativi ad altre attività dello stesso progetto o di altri non ancora sospesi o chiusi.
Negli spazi rimasti liberi secondo i parametri descritti, il sistema inserisce l’impegno della Risorsa fino ad esaurimento del tempo assegnato per l’attività, in modo da utilizzare tutte le ore disponibili nella giornata e lasciando il numero di ore libere specificato nel campo Numero di ore da non impegnare per giornata.
Questo processo viene eseguito dal sistema per ogni Risorsa assegnata all’attività, dove la data di fine dell’attività coincide con quella di conclusione dell’ultimo impegno. Nel caso siano stati stabiliti i vincoli tra le attività (vedi sottosezione Predecessori), questo determina a cascata la data d’inizio delle attività successive. In questa maniera si può avere una stima della data di completamento di ogni attività.
Quando non vengono specificate le risorse per una o più attività, il sistema calcola la data stimata tenendo in considerazione le giornate lavorative su base otto ore e dal Lunedì al Venerdì, escludendo le giornate di chiusura aziendale registrate nella scheda Calendario giorni festivi.
Il risultato delle pianificazione la si può visualizzare nel Calendario risorse.