Le fasi di workflow si riferiscono alla fase dell’iter di creazione della registrazione, dove si presuppone una verifica e un’approvazione di un utente. Ad ogni fase si possono abilitare vari utenti, proprio come avviene per la registrazione della qualità per ogni categoria documentale.
Per aprire la scheda Gestione fasi su registrazione cliccare il pulsante Gestione fasi workflow nella scheda Abilitazioni presente in quella di Utenti e abilitazioni.
Impostazione della fase di Workflow
I campi della Gestione fasi sono:
- Elenco delle fasi, identificate da un numero e da una descrizione (circoscritta nell’area in alto a sinistra della scheda);
- Ruolo coinvolto, menu a tendina dove poter scegliere il ruolo (definiti nella scheda Gestione Ruoli);
- Testo del messaggio, campo di testo dove scrivere ciò che si desidera venga automaticamente riportato nei messaggi d’avviso, che QualiWare crea ogni volta che gli utenti abilitati vengono chiamati in causa su ciascun documento. Ad esempio “È richiesta l’approvazione del modulo…“
- Condizione di presenza della fase e Condizione di modifica della fase va utilizzato il linguaggio dBL come specificato nella nota, vale a dire dev’essere specificata la circostanza nella quale la fase selezionata è visibile o si modifica.
L’elenco delle fasi può essere gestito con i comandi in fondo all’aera dedicata:
- Aggiungi ( + ), permette d’inserire una nuova fase, dove vanno inseriti un numero progressivo (determina l’ordine delle varie fasi) e una sua Descrizione;
- Conferma ( v ), consente di salvare le modifiche e/o l’aggiunta di una fase;
- Annulla, consente di non salvare le modifiche inserite;
- Cancella ( x ), consente d’eliminare la fase dall’elenco.
Lista abilitati
In questa tabella sono elencati gli utenti che risultano abilitati alla fase selezionata.
Per ogni utente sono presenti le seguenti colonne:
- Predefinito, può assumere i valori:
- No (valore di default);
- Si, l’utente viene automaticamente inserito nella relativa fase;
- Condizione, l’utente viene inserito in automatico nella fase solo se la condizione specificata è verificata.
- Condizione: rappresenta una condizione, scritta in linguaggio dBL. È possibile fare riferimento ai campi della tabella Document attraverso l’array Fields (esempio, fields[“CUSTOM1″].value=”xxx”).
- gg., è il numero di giorni di ritardo rispetto alla data odierna per la scadenza del visto dell’utente. Se si lascia il valore predefinito (0), la data di richiesta sarà quella odierna.
Gli utenti predefiniti vengono assegnati al momento del salvataggio dei dati del form e solamente nel caso in cui nessun altro utente abbia già dato l’approvazione per quella fase.